民營企業(yè)檔案管理工作探析
導語：要使民營企業(yè)檔案最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進的科學技術手段應用于檔案管理，以達到提高工作效率和延長檔案壽命的目的。
民營企業(yè)檔案真實地記錄了民營企業(yè)誕生、發(fā)展的歷史過程，這些檔案對于民營企業(yè)和社會發(fā)展都具有重要價值。民營企業(yè)要發(fā)展，要進步，要生存都離不開檔案，民營企業(yè)只有管好、用好本單位的檔案，才能更好地為民營企業(yè)的建設和發(fā)展服務。但由于多種因素的影響，過去對民營企業(yè)檔案管理工作發(fā)展重視不夠，導致民營企業(yè)檔案管理水平不高，遠不能適應新形勢發(fā)展的需求。因此，一定要從民營企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略高度來認識民營企業(yè)檔案管理工作，并采取得力措施不斷完善、規(guī)范民營企業(yè)檔案管理工作，充分發(fā)揮其在促進民營經濟發(fā)展方面不可替代的作用。
一、民營企業(yè)檔案的重要作用
(一)是了解民營企業(yè)發(fā)展歷史的原始材料。民營企業(yè)檔案是民營企業(yè)在生產、經營、科研、管理等各項活動中形成的反映民營經濟發(fā)展的歷史記錄，是反映民營企業(yè)各項活動和歷史面貌的第一手材料，一套完整的檔案就是一部民營企業(yè)發(fā)展的歷史教科書，也是民營企業(yè)發(fā)展的歷史寫真，可以真實再現(xiàn)民營企業(yè)創(chuàng)業(yè)的艱辛、成長的腳步，對了解民營企業(yè)發(fā)展歷史具有不可替代的價值。
(二)是民營企業(yè)生產經營的重要依據。民營企業(yè)檔案是民營企業(yè)生產經營管理的重要組成部分，民營企業(yè)的一切活動和民營企業(yè)發(fā)展的全過程都反映在民營企業(yè)檔案上。民營企業(yè)在生產經營、資質認證、融資上市、會計審計、項目驗收等環(huán)節(jié)中需要提供大量的民營檔案作為憑證和參考。如果民營檔案丟失嚴重，關鍵時刻拿不出原始的檔案，將會造成無法彌補的經濟損失。
(三)是保護民營企業(yè)合法權益的有效佐證。民營企業(yè)檔案作為民營企業(yè)資產權益的原始憑證，是維系民營企業(yè)生存和發(fā)展的生命線和保護神，直接關系到民營企業(yè)的合法權益，建立健全民營檔案對民營企業(yè)維護企業(yè)和職工合法權益具有重要作用。
二、民營企業(yè)檔案管理工作存在的不足
(一)檔案意識較為薄弱。由于民營企業(yè)管理者經營以追求利潤最大化為目的，一般都較注重短期和現(xiàn)實利益，精力和資金主要放在生產經營上，加之檔案管理工作帶來的經濟效益不明顯，不容易引起人們的注意，從而導致民營企業(yè)管理者的檔案意識普遍不夠強，對檔案管理工作的關注不到位、重視不夠，無專門的檔案機構和檔案管理人員，相當一部分民營企業(yè)的檔案管理工作還處于無人看管的混沌狀態(tài)，影響了民營企業(yè)檔案管理工作的開展。
(二)管理制度不夠健全。民營企業(yè)普遍存在著檔案規(guī)章制度不健全的情況，缺乏必要的規(guī)章制度，檔案管理的隨意性很大。少數民營企業(yè)甚至都沒有檔案管理制度，甚至檔案的收集、保管、保護、借閱、保密等制度都沒有建立，有的雖建立了一些管理制度，卻流于形式執(zhí)行不嚴，不能堅持嚴格考核，使檔案管理制度形同虛設，無法落到實處，檔案管理工作無章可循。
(三)收集歸檔差強人意。民營企業(yè)在發(fā)展中雖形成了大量的檔案材料，但由于收集歸檔意識淡薄，檔案收集歸檔不規(guī)范，沒有及時整理歸檔，檔案內容貧乏，室藏不豐富的狀況普遍存在，嚴重影響了檔案的齊全完整，民營企業(yè)檔案的收集歸檔工作遠遠跟不上民營企業(yè)發(fā)展的步伐。
(四)管理手段相對落后。民營企業(yè)在經費本就緊張的情況下，認為花錢建檔案是一種負擔，對投入屬于邊緣的檔案設施設備的投入就更加不足，造成民營企業(yè)檔案基礎設施滯后，設備老化、配套不齊，很多民營企業(yè)檔案手工操作居多，計算機、網絡技術并未得到普及，軟硬件設施嚴重滯后于民營企業(yè)的發(fā)展，管理手段較為落后。
三、提高民營企業(yè)檔案管理水平的建議
(一)增強民營企業(yè)管理者的檔案意識。民營企業(yè)管理者的檔案意識是決定民營企業(yè)檔案管理成敗的關鍵，沒有民營企業(yè)管理者的重視一切都無從談起。所以，要加大對民營企業(yè)管理者的宣傳力度，尤其是要強化民營企業(yè)管理者的檔案意識，使民營企業(yè)盡快完成“要我建檔”到“我要建檔”的轉變。只有民營企業(yè)管理者體會到檔案管理工作與民營企業(yè)發(fā)展密切相關，才能取得民營企業(yè)管理者的重視和認可，才能重視檔案管理工作，保證檔案管理工作的健康發(fā)展。
(二)建立健全民營企業(yè)檔案規(guī)章制度。制度是行動的保證，只有好的制度，才能有好的行動，因此制度建設很重要。在實際工作中，要建立健全民營企業(yè)檔案管理各項規(guī)章制度，使民營企業(yè)檔案管理工作有法可依，按章辦事，確保民營企業(yè)檔案歸檔齊全、整理規(guī)范、保管齊全、利用便捷，為民營企業(yè)檔案管理工作良性運行提供制度保證。
(三)加強民營企業(yè)檔案的收集歸檔。民營企業(yè)文件材料的收集歸檔是伴隨各項民營企業(yè)活動的結束而自然開展的一項工作，民營企業(yè)文件的收集歸檔是保證文件材料齊全、完整的重要手段。要結合民營企業(yè)的實際情況，加大對民營企業(yè)相關的文件材料的歸檔力度，特別要注意民營企業(yè)在科技、生產、管理活動中形成的文件材料的收集歸檔，千方百計做到該收集的一定要收集，該歸檔的一定要歸檔，確保民營企業(yè)各項活動中產生的有保存價值的文件材料的齊全完整。
(四)采用先進技術手段管理民營企業(yè)檔案。要使民營企業(yè)檔案最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進的科學技術手段應用于檔案管理，以達到提高工作效率和延長檔案壽命的目的。要做好民營企業(yè)檔案管理工作，不僅僅是要求檔案管理人員的素質比較高，還要有先進的現(xiàn)代化的設施設備。有條件的民營企業(yè)應當積極采用現(xiàn)代信息技術，對民營企業(yè)檔案實行計算機輔助管理，利用計算機等現(xiàn)代設備和現(xiàn)代技術，將文字、圖片、聲像等材料轉變成數字材料，同時要充分利用計算機網絡技術來實現(xiàn)檔案信息的共享。
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