公司文件管理制度
在日新月異的現(xiàn)代社會(huì)中，制度在生活中的使用越來越廣泛，制度一經(jīng)制定頒布，就對(duì)某一崗位上的或從事某一項(xiàng)工作的人員有約束作用，是他們行動(dòng)的準(zhǔn)則和依據(jù)。相信很多朋友都對(duì)擬定制度感到非�？鄲腊�，下面是小編幫大家整理的公司文件管理制度，僅供參考，希望能夠幫助到大家。
公司文件管理制度1
第一條檔案的定義與范圍
檔案是指過去和現(xiàn)在的公司各部門及員工在從事業(yè)務(wù)、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、帳冊(cè)、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。
第二條檔案管理的原則
檔案管理分為統(tǒng)一管理和分散管理相結(jié)合。即公司檔案由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理,各部門除已移交總經(jīng)理辦公室的檔案外,其它檔案文件由部門自行保管,以便于及時(shí)利用,維護(hù)檔案文件的完整與安全。
第三條檔案管理的責(zé)任部門和責(zé)任人
公司總經(jīng)理辦公室為公司檔案的主管部門,設(shè)專門的檔案管理人員,負(fù)責(zé)管理公司的各類檔案,做好登記、歸類、保管、索引、提供利用,并負(fù)責(zé)對(duì)各部門資料管理員進(jìn)行工作指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查;
各部門設(shè)有資料管理員,負(fù)責(zé)本部門資料管理,并接受公司檔案管理員的監(jiān)督和檢查。
第四條歸檔的范圍
1.公司證照及企業(yè)設(shè)立和變更的申請(qǐng)、審批、登記以及終止等方面的文件材料(包括企業(yè)的章程及投資各方簽訂的合資、合作合同);
2.公司與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等;
3.公司會(huì)議記錄、紀(jì)要和決定(包括發(fā)布的通知、通報(bào)、機(jī)構(gòu)調(diào)整、任免、獎(jiǎng)懲以及公司的規(guī)章制度);
4.公司制訂的計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、預(yù)決算、工作總結(jié);
5.公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書、招投標(biāo)文件等;
6.公司的各類申請(qǐng)、請(qǐng)求與相關(guān)部門的批復(fù);
7.財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其管理方面的文件材料,公司歷年來的憑證、賬本等;
8.公司法律事務(wù)管理方面的文件材料;
9.公司各項(xiàng)目的技術(shù)圖紙等資料;
10.反映公司歷史沿革及公司重大活動(dòng)的電子版照片及音像資料;
11.其它對(duì)公司具有利用價(jià)值和保存價(jià)值的文件資料(含各類載體,如電子文本等);
12.公司歷年獲獎(jiǎng)資料。
第五條歸檔要求
整理辦法:分為文書檔案和工程項(xiàng)目檔案(竣工工程檔案立卷,未竣工工程資料整理成冊(cè))。
1.歸檔的文件材料,應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則,結(jié)合歸檔要求和文件內(nèi)容進(jìn)行歸檔。
2.在一個(gè)卷內(nèi)(檔案袋、盒)的文件資料要有清晰的《卷內(nèi)文件目錄》,并且按項(xiàng)目、內(nèi)容或文件形成時(shí)間,系統(tǒng)的排列。
3.案卷標(biāo)題要簡明準(zhǔn)確,整理好的案卷要確定保管期限,原則上分為永久、長期(十年以上)、短期(十年以下)三種。確定保管期限的基本原則是:
�。�1）對(duì)公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案應(yīng)永久保存;
�。�2）對(duì)公司在一定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值的檔案分別為長期或短期保存;
�。�3）凡是介于兩種保管期限之間的檔案,其保管期限一律從長。
4.按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號(hào)、填寫《卷內(nèi)備考表》。
5.全部案卷組成后,要對(duì)案卷作統(tǒng)一排列并編寫檔案號(hào),然后逐卷登記,填寫《案卷總目錄》。
第六條過程管理
屬于公司保管的檔案文件:各部門資料員做好平時(shí)文件的預(yù)立卷工作,并在每月初或事件結(jié)束后將上月需歸檔的.文件整理成冊(cè)移交總經(jīng)理辦公室保管,任何人不得據(jù)為已有。
第七條檔案銷毀規(guī)定
公司檔案文件銷毀:檔案在超出規(guī)定保存期限一年后,可由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員整理出庫進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)必須慎重從事。銷毀前由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員一起將需要銷毀的資料列出銷毀清單,由資料所屬部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》進(jìn)行申請(qǐng),報(bào)銷毀資料所屬部門的部門經(jīng)理、主管副總審批,最后經(jīng)總經(jīng)理同意后,兩人以上執(zhí)行銷毀程序,并在銷毀清單上簽字確認(rèn),公司檔案管理員全程監(jiān)督。銷毀檔案要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,銷毀清單由公司檔案員留存,以便備查。
部門檔案文件銷毀:部門形成的文件資料無利用價(jià)值時(shí),可由本部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》。提出銷毀申請(qǐng),部門經(jīng)理審批同意后,兩人以上執(zhí)行銷毀程序并簽字確認(rèn)。銷毀清單由本部門資料員留存,以便備查。
第八條檔案借閱
1.因工作需要借閱存在總經(jīng)理辦公室的公司檔案的,應(yīng)事先填寫檔案借閱單,逐級(jí)審批,經(jīng)總經(jīng)理同意后方可借閱。
2.員工不得攜帶公司原件材料外出,確因工作需要外帶時(shí),需在填寫檔案借閱單時(shí)注明外帶原因,待總經(jīng)理審批同意后方可外帶,用畢歸還。
3.借閱檔案者必須對(duì)所借檔案妥善保管,不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等,更不能隨意亂放,以免遺失。
4.部門檔案借閱由資料員填寫《文件資料發(fā)放、借用記錄表》做好記錄,借閱人簽字確認(rèn),并按時(shí)歸還。
5.總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理公司資料復(fù)印件。公司檔案管理員或總經(jīng)理辦公室秘書需要在文件資料復(fù)印件上加注“僅供…使用”的用途說明。
第九條檔案?jìng)浞菀?guī)定
公司所有有價(jià)值的文件、報(bào)表、業(yè)務(wù)資料等檔案,須存有電子掃描文檔,無法電子掃描文檔的,必須做好備份。
第十條檔案保管
1.公司檔案員在接收文件資料存檔時(shí),必須認(rèn)真驗(yàn)收,填寫《文件資料移交登記表》,送檔人和接檔人均須簽字確認(rèn),完成檔案交接手續(xù)。
2.對(duì)于已存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁夾和影集等,按編號(hào)順序排列在資料柜內(nèi)。
3.檔案管理員要定期對(duì)庫存檔案進(jìn)行清理核對(duì),做到帳、物相符,對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案,要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。庫存檔案如移交、作廢和遺失時(shí),須注明原因,保存依據(jù)。
第十一條檔案保密規(guī)定
公司所有人員均應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密規(guī)定,違者依據(jù)公司“獎(jiǎng)懲條例”嚴(yán)肅處理。
公司文件管理制度2
一、總則：
為規(guī)范本公司技術(shù)文件的管理，確保文件編制的正確性特制訂本制度。
二、技術(shù)文件的'編制、審核、批準(zhǔn)：
1、技術(shù)文件由工程部負(fù)責(zé)編制，工程部應(yīng)對(duì)技術(shù)文件的正確性、合理性負(fù)責(zé)。
2、工程部部長負(fù)責(zé)技術(shù)文件的審核。
3、總經(jīng)理負(fù)責(zé)技術(shù)文件的批準(zhǔn)。
4、技術(shù)文件包括：
a、圖紙；
b、工藝操作規(guī)程；
c、設(shè)備操作規(guī)程；
d、產(chǎn)品內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)；
e、產(chǎn)品檢驗(yàn)規(guī)范；
f、采購技術(shù)要求等。
三、技術(shù)文件的更改：
1、技術(shù)文件更改的前提：
a、顧客要求更改；
b、由于開發(fā)試制的疏忽而必須更改；
c、技術(shù)要求過高，生產(chǎn)設(shè)備無法達(dá)到而必須進(jìn)行更改等。
2、各部門如確需對(duì)技術(shù)文件進(jìn)行更改，須由各部門負(fù)責(zé)人填寫技術(shù)文件更改申請(qǐng)單，報(bào)工程部審核，廠務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)；
3、技術(shù)文件更改申請(qǐng)單應(yīng)包括以下內(nèi)容：
a、更改原因；
b、更改前參數(shù)；
c、更改后參數(shù)。
4、技術(shù)文件更改申請(qǐng)單的審批：
a、廠務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)技術(shù)文件更改進(jìn)行審批；
b、必要時(shí)廠務(wù)經(jīng)理可組織有關(guān)人員對(duì)技術(shù)文件的更改進(jìn)行評(píng)審或會(huì)簽；
c、廠務(wù)經(jīng)理下達(dá)技術(shù)文件更改指令（書面文件）；
5、生產(chǎn)部根據(jù)指令實(shí)施更改。
a、更改不得降低規(guī)定的產(chǎn)品質(zhì)量水平和顧客適用性要求；
b、更改不得違反有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和法律、法規(guī)；
c、工程部負(fù)責(zé)更改，其他人員未經(jīng)受權(quán)無權(quán)更改，工程部做好技術(shù)文件更改記錄；
d、更改時(shí)所有部門及所有文件應(yīng)同步更改。
四、技術(shù)文件的管理：
1、技術(shù)文件發(fā)放：技術(shù)文件由工程部發(fā)放到相關(guān)責(zé)任部門，并在[文件發(fā)放記錄表]上登記，由領(lǐng)用人簽名。
2、文件使用和保管：
a、工程部根據(jù)工作需要合理發(fā)放給使用者；
b、使用者要妥善保管好文件，使用者未經(jīng)技術(shù)部許可，不得擅自復(fù)印、外借技術(shù)文件。有遺失及損壞情況應(yīng)及時(shí)報(bào)工程部辦理補(bǔ)發(fā)手續(xù)；
c、工程部應(yīng)建立[技術(shù)文件一覽表]及[外來文件一覽表]；
d、技術(shù)文件由工程部歸口保管，工程部對(duì)上述文件應(yīng)進(jìn)行分類并妥善保管；
e、借閱技術(shù)文件須由技術(shù)部或廠務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)，并在[文件及資料借閱登記表]上做好記錄，由借閱人簽名；
f、對(duì)無使用及保存價(jià)值的文件，由工程部負(fù)責(zé)審批后及時(shí)收回銷毀，并填寫[文件及資料回收登記表]；
g、對(duì)有保存參考價(jià)值的作廢文件，應(yīng)在該文件上進(jìn)行標(biāo)識(shí)，并用專柜保存，以防誤用。
公司文件管理制度3
1目的
規(guī)范分公司檔案資料的管理工作。
2適用范圍
適用于分公司所有檔案資料的管理工作。
3職責(zé)
3.1行政部負(fù)責(zé)分公司的文件、資料的打印、歸類、發(fā)放及登記工作,并保存分公司在管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案。
3.2各部門負(fù)責(zé)管理本部門在管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案。
3.3分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)上報(bào)分公司文件、對(duì)外公開文件的發(fā)放審批工作。
3.4分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批已過保存期檔案資料的銷毀工作。
4實(shí)施程序
4.1歸檔保存的文件
4.1.1分公司在管理服務(wù)或公務(wù)活動(dòng)中形成的工作計(jì)劃、外來文件、報(bào)告、質(zhì)量記錄及與工作有關(guān)的圖表、統(tǒng)計(jì)資料等。
4.1.2在工作中形成的圖紙、操作說明書等技術(shù)檔案。
4.1.3在專門業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種檔案,如:會(huì)議紀(jì)要、聲像檔案、工作記錄等專項(xiàng)檔案。
4.2文件、資料歸檔的要求。
4.2.1歸檔的文件資料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家標(biāo)準(zhǔn)。
4.2.2歸檔的文件材料要完整齊全。
4.2.3每類建設(shè)工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加,對(duì)其文件材料(含有關(guān)圖紙等)完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行鑒定和驗(yàn)收。
4.2.4保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系,并進(jìn)行科學(xué)分類、立卷和編號(hào)。
4.2.5案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容,并區(qū)分保管期限。
4.3檔案資料的保管。
4.3.1所有檔案資料均由資料管理員管理。
4.3.2存放檔案必須有專用柜架,在排列上架時(shí),應(yīng)按照類別和保管部門的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
4.3.3底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的'底圖入庫時(shí),要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充情況,并在檔案資料盒內(nèi)的面層上注明修改情況。
4.3.4存入膠片、照片、錄像帶、軟盤、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號(hào)順序排列在膠片柜或防火資料柜內(nèi)。必要時(shí)采取復(fù)制、拷貝。
4.3.5每年一季度,對(duì)上一年度的各種資料檔案進(jìn)行歸檔,并對(duì)庫藏檔案進(jìn)行清理核對(duì)和質(zhì)量檢查工作,做到完好、齊全。對(duì)破損或載體變質(zhì)檔案,要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,發(fā)現(xiàn)檔案發(fā)霉或蟲害要及時(shí)消殺。
4.3.6檔案資料柜需做好防盜等設(shè)施。
4.3.7質(zhì)量記錄保存期為二年。
4.4檔案資料借閱管理。
4.4.1分公司所有人員都有保護(hù)檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。
4.4.2分公司員工查閱檔案資料,必須辦理登記手續(xù)。
4.4.3在借閱檔案資料時(shí),應(yīng)做到以下幾點(diǎn):
4.4.3.1按規(guī)定辦理登記手續(xù),定期歸還;
4.4.3.2要愛護(hù)檔案資料,不得丟失;
4.4.3.3所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對(duì)檔案隨意更改、涂寫;
4.4.4借出和歸還檔案時(shí),應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù),由資料檔案員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚。
4.4.5檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當(dāng)事者責(zé)任。
4.4.6調(diào)離或辭職的人員,必須辦理文檔移交后方可辦理調(diào)離手續(xù)。
4.5檔案鑒定和銷毀
4.5.1檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負(fù)責(zé)進(jìn)行,鑒定小組由分公司總經(jīng)理、各部門經(jīng)理、資料檔案員和有關(guān)業(yè)務(wù)管理人員組成,日常的鑒定工作由行政部資料檔案員負(fù)責(zé)。
4.5.2檔案鑒定小組的任務(wù):
4.5.2.1負(fù)責(zé)制訂檔案保管期限表;
4.5.2.2對(duì)到期檔案提出存、毀意見。
4.5.3確定保管期限原則
4.5.3.1對(duì)有長遠(yuǎn)利用價(jià)值(如技術(shù)圖紙、操作說明書等),并能反映分公司職能活動(dòng)和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存。
4.5.3.2凡是在一定時(shí)間有利用價(jià)值的檔案分別為長期或短期保存。
4.5.4鑒定工作應(yīng)該每年進(jìn)行一次,由資料管理員在每年1月初提出。
4.5.5鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整,應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)人員負(fù)責(zé)修改和補(bǔ)充。
4.5.6銷毀檔案的程序包括:
4.5.6.1鑒定小組應(yīng)列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報(bào)告分公司總經(jīng)理審批,銷毀清單及報(bào)告要保存。
4.5.6.2檔案銷毀時(shí),由行政部經(jīng)理進(jìn)行監(jiān)銷并在銷毀清冊(cè)上簽名。
4.5.7銷毀檔案資料時(shí),要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,對(duì)在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或?qū)Ψ止驹斐蓳p失的,將根據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。
5相關(guān)文件和質(zhì)量記錄表格
5.1《檔案管理制度》
5.2《保密規(guī)定》
5.3《文件發(fā)放登記表》
5.4《文件借閱登記表》
公司文件管理制度4
1.目的
對(duì)管轄區(qū)域內(nèi)的危險(xiǎn)作業(yè)進(jìn)行監(jiān)控,確保人身財(cái)產(chǎn)安全,杜絕事故發(fā)生。
2.范圍
適用于公司各部門。
3.職責(zé)
3.1公司總經(jīng)理或相關(guān)授權(quán)人負(fù)責(zé)所轄區(qū)域內(nèi)的危險(xiǎn)作業(yè)的審批。
3.2相關(guān)主管(主辦)具體負(fù)責(zé)危險(xiǎn)作業(yè)的指揮監(jiān)督和落實(shí)。
3.3現(xiàn)場(chǎng)安全員進(jìn)行監(jiān)護(hù)。
4.方法和過程控制
4.1本文件所稱的危險(xiǎn)作業(yè)是指在小區(qū)范圍內(nèi)進(jìn)行的高空作業(yè)、物品吊裝、大件物品(超長、超寬、超高等)搬運(yùn)、濕滑場(chǎng)地作業(yè)、非水平場(chǎng)地作業(yè)以及重物搬運(yùn)等操作。
4.2所有在管轄區(qū)域內(nèi)公共場(chǎng)所進(jìn)行的危險(xiǎn)作業(yè)必須事先報(bào)公司總經(jīng)理或相關(guān)授權(quán)人審批,批準(zhǔn)后指定專人負(fù)責(zé)作業(yè)指揮、監(jiān)護(hù)后方可進(jìn)行。
4.3需要隔夜施工、對(duì)顧客出行造成不便或?qū)π^(qū)有較大影響的危險(xiǎn)作業(yè)必須至少提前一天發(fā)布有關(guān)通知,以便顧客提前準(zhǔn)備。
4.4安全員在對(duì)危險(xiǎn)作業(yè)進(jìn)行指揮、監(jiān)控時(shí)應(yīng)首先注意自身安全。
4.5在危險(xiǎn)作業(yè)進(jìn)行前,安全員應(yīng)對(duì)施工人員交代'安全第一、預(yù)防為主'的方針。
4.6危險(xiǎn)作業(yè)的施工現(xiàn)場(chǎng)必須用警戒帶圈出警戒區(qū),并在明顯位置放置如'高空作業(yè),請(qǐng)勿靠近'等字樣的標(biāo)識(shí)。
4.7安全員必須維護(hù)好現(xiàn)場(chǎng)秩序,阻止無關(guān)人員進(jìn)入施工區(qū)域。
4.8對(duì)于3米以上的高空作業(yè),應(yīng)至少設(shè)一名安全監(jiān)護(hù)員進(jìn)行監(jiān)控。
4.9對(duì)車輛、人行通道上方的'高空作業(yè),必須在通道兩端放置警示標(biāo)識(shí),盡可能將通道臨時(shí)封閉,指揮車輛行人繞行。
4.10在危險(xiǎn)作業(yè)現(xiàn)場(chǎng)附近停放有車輛或其他重要設(shè)施時(shí),應(yīng)盡可能移走,確實(shí)無法移走時(shí),應(yīng)采取保護(hù)措施,避免造成不必要損失。
4.11安全員應(yīng)監(jiān)督高空作業(yè)人員是否系安全帶、掛安全鉤、戴安全帽、穿膠鞋。
4.12安全員應(yīng)監(jiān)督作業(yè)人員不可將吊繩、電纜等工作回線纏在身上。
4.13高空作業(yè)、吊裝以及需四人以上的搬運(yùn)重物,須設(shè)專人指揮。
4.14對(duì)過重的物品搬運(yùn)應(yīng)使用機(jī)械設(shè)備,防止對(duì)員工造成潛在的傷害。
4.15危險(xiǎn)作業(yè)完畢后,負(fù)責(zé)監(jiān)護(hù)的安全員應(yīng)督促施工人員及時(shí)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行清理,撤回警戒帶和標(biāo)識(shí),并向?qū)徟藚R報(bào)工作結(jié)果。
5.支持性文件
jsnhwy7.0-12《安全管理程序》
jsnhwy7.0-12-05《突發(fā)性緊急事件現(xiàn)場(chǎng)處理辦法》
6.質(zhì)量記錄和表格
《安全員巡查記錄表》
《緊急事件處理記錄表》
公司文件管理制度5
一、總則
1、為提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)文書處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我企業(yè)實(shí)際情況，特制定本制度。
2、文件管理內(nèi)容包括：上級(jí)政府部門函、電、來文，同級(jí)合作企業(yè)函、電、來文，本企業(yè)上報(bào)、下發(fā)的各種文件、資料。
3、本企業(yè)各類文件統(tǒng)一由辦公室歸口管理。
二、發(fā)文管理
1、凡以我公司名義上報(bào)或下發(fā)的文件（報(bào)告、請(qǐng)示、紀(jì)要、通知、函件等），由承辦部門擬稿，送辦公室核稿，經(jīng)辦公室核稿后送總經(jīng)理簽發(fā)。
2、經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)的文件由辦公室統(tǒng)一登記、分類編號(hào)并保留一份原件存檔。
3、發(fā)出的文件、傳真應(yīng)追蹤落實(shí)對(duì)方是否收到，對(duì)沒有收到的應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)發(fā)或改用其他方式發(fā)送。
4、所有由辦公室發(fā)出的傳真、文件等應(yīng)統(tǒng)一登記，并標(biāo)注發(fā)送單位、日期，由發(fā)件人簽名。其他部門自主發(fā)送的，由發(fā)送部門自行負(fù)責(zé)。
5、發(fā)文辦理工作程序：
�。�1）擬稿：公司公文、日常業(yè)務(wù)和事務(wù)性的文件由各涉及到的職能部門負(fù)責(zé)擬稿，擬稿要求內(nèi)容要情況屬實(shí)、觀點(diǎn)明確、條理清楚。
（2）核稿：核稿是指由擬稿部門經(jīng)理對(duì)擬好的文稿進(jìn)行審查、核對(duì)、修改，為簽發(fā)做好準(zhǔn)備。
�。�3）會(huì)簽：凡公文涉及到其他部門有關(guān)事宜，需給有關(guān)部門會(huì)簽。有關(guān)部門會(huì)簽后送辦公室主任處對(duì)公文進(jìn)行復(fù)核，復(fù)核的主要內(nèi)容為是否已協(xié)商、會(huì)簽；文種、公文格式是否正確等。
�。�4）簽發(fā)：以公司名義報(bào)送的所有公文一律送總經(jīng)理簽發(fā)。簽發(fā)公文時(shí)如有修改，應(yīng)在原文上圈改并簽署姓名和日期。
�。�5）發(fā)文登記：此時(shí)的發(fā)文登記是指對(duì)待發(fā)文稿進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)看審批簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范，符合要求的文稿由辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽署意見成文稿的`內(nèi)容，并對(duì)待發(fā)文稿進(jìn)行編注發(fā)文字號(hào)，確定份數(shù)后印制。
（6）用�。河糜∈侵皋k公室對(duì)已印制好的公文進(jìn)行蓋章。
�。�7）存檔：在發(fā)文辦理流程結(jié)束后，檔案管理人員按照文書檔案的歸檔要求對(duì)所發(fā)公文進(jìn)行存檔（應(yīng)包含底稿、正文兩份，及有關(guān)電子文檔，并定期將電子檔備份到專門的硬盤）。沒有歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過鑒定和總經(jīng)理批準(zhǔn)可以定期銷毀，銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記，由二人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。
三、收文管理
1、所有發(fā)至本企業(yè)的文件(含傳真和政府部門傳達(dá)的公文、業(yè)務(wù)往來文件等)，由辦公室統(tǒng)一簽收、登記、編號(hào)，送總經(jīng)理閱示或送有關(guān)部門辦理，為避免文件擠壓，一般應(yīng)在當(dāng)天完成送閱。
2、接收傳真應(yīng)明確來文單位、接收人或部門，辦公室接收后負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)交，并由接收人簽收。
3、外出辦公帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)向總經(jīng)理上報(bào)或移交辦公室，直接上報(bào)總經(jīng)理的根據(jù)總經(jīng)理指示辦理，移交辦公室的由辦公室根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)向上級(jí)報(bào)告或指定專人、轉(zhuǎn)交其他有關(guān)部門辦理，并由辦公室保留原件或復(fù)印件存檔。
4、辦公室收到文件，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)全面統(tǒng)籌，送總經(jīng)理批示或交有關(guān)部門閱辦。需要辦理的公文，經(jīng)請(qǐng)示總經(jīng)理后辦理，根據(jù)文件內(nèi)容、總經(jīng)理批示予以催辦。
5、已交辦公室存檔的文件在借閱中應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱規(guī)定和保密范圍，所有文件如需外借或復(fù)印必須辦理文件借閱手續(xù)，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。
6、個(gè)人或部門閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借給其他人，閱讀完后應(yīng)及時(shí)交還給檔案管理員。
7、收文辦理工作程序：
�。�1）簽收：簽收是指收件人在對(duì)方的公文投遞單或送文簿上簽字，表示收到。公司所有公文由辦公
室簽收、拆封，對(duì)需納入收文辦理的，應(yīng)統(tǒng)一進(jìn)行收文登記。
（2）收文登記：收文登記是指對(duì)收進(jìn)的公文進(jìn)行注冊(cè)、編寫收文號(hào)等。將收到的文件先按來文機(jī)關(guān)或部門進(jìn)行分類按收文日期、收文序號(hào)、來文單位、來文字號(hào)、文件標(biāo)題、份數(shù)、等逐項(xiàng)進(jìn)行登記。
�。�3）擬辦：在收文登記后，由辦公室人員送辦公室主任處審核，符合有關(guān)規(guī)定的，辦公室應(yīng)根據(jù)文件的內(nèi)容、性質(zhì)、緩急程度提出辦理意見和建議，送請(qǐng)總經(jīng)理批示后交有關(guān)部門辦理。
（4）批辦：批辦是指總經(jīng)理對(duì)收文的辦理寫出指示性意見，并指定辦理部門和傳閱范圍。
�。�5）承辦：承辦是指按照總經(jīng)理的批辦意見，指定承辦部門及傳閱范圍。承辦部門接到需辦文件后，要認(rèn)真及時(shí)辦理，急件隨到隨辦。需兩個(gè)以上部門承辦的文件，主辦部門要主動(dòng)會(huì)同相關(guān)部門協(xié)商辦理，并負(fù)責(zé)回復(fù)辦理結(jié)果。
（6）催辦：催辦是指根據(jù)總經(jīng)理的批辦意見，由辦公室督促承辦部門盡快上報(bào)辦理結(jié)果。
�。�7）注結(jié)：文件辦理完畢,應(yīng)在《收文登記簿》或公文處理單上注結(jié)，注明辦理日期，并簡要寫明辦理結(jié)果。
（8）存檔：在收文辦理結(jié)束后，應(yīng)根據(jù)公文的相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值分類整理立卷，要保證檔案的齊全、完整。沒有存檔和查存價(jià)值的公文，經(jīng)過鑒定和總經(jīng)理批準(zhǔn)，可以定期銷毀，銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記，由二人監(jiān)銷保證不丟失、不落銷。
四、保密文件管理
1、嚴(yán)格遵守保密制度，保密資料統(tǒng)一由檔案管理員收發(fā)、傳遞、銷毀等，并嚴(yán)格把關(guān)。
2、制發(fā)保密文件時(shí)，經(jīng)辦人要根據(jù)文件、資料的內(nèi)容和定密范圍，標(biāo)明密級(jí)、保密期限，確定發(fā)送范圍、數(shù)量，報(bào)送總經(jīng)理審批后印發(fā)。
3、借閱、復(fù)印保密文件、保密資料必須嚴(yán)格履行審批登記手續(xù)，嚴(yán)禁將保密資料保密文件拿到其他營業(yè)性場(chǎng)所復(fù)印。
4、對(duì)保密文件、保密資料要定期清查，一般每季度清查一次。年終進(jìn)行全面清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)欠缺要及時(shí)追查，防止丟失。
五、文件的銷毀
1、對(duì)于多余、重復(fù)、過期和無保存價(jià)值的文件，辦公室應(yīng)定期清理造冊(cè)，按照公司有關(guān)規(guī)定，辦理銷毀手續(xù)報(bào)總經(jīng)理批示。
2、經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)在檔案管理員和辦公室主任的共同監(jiān)督下進(jìn)行銷毀。
六、附則
1、本制度由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。
2、本制度自發(fā)文之日起實(shí)施。
公司文件管理制度6
一、總則
第一條、為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，特制訂本制度。
第二條、文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電、來文、同級(jí)函、電、來文、企業(yè)上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。
二、收文的管理
第三條、公文的簽收
1、凡接收公文均由秘書登記簽收后分別轉(zhuǎn)交相關(guān)部門，在簽收和拆封時(shí)，秘書均需注意檢查封口和郵戳。對(duì)開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對(duì)密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。
2、對(duì)政府部門發(fā)來的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的“四對(duì)口”核定，如果其中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)立即報(bào)告有關(guān)部門，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。
第四條、公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1、凡正式文件均需由秘書根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送總經(jīng)理親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電單據(jù)等，由秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件，應(yīng)同主辦部門聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
3、為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到總經(jīng)理辦公室，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天。
第五條、文件的傳閱與催辦
1、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借給其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的`文件不得向外泄露內(nèi)容。
2、閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱讀完后應(yīng)在下班前將文件交秘書處，閱批文件一般不得超過兩天，閱后簽名以示負(fù)責(zé)。如有總經(jīng)理“批示”、“擬辦意見”，秘書應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和總經(jīng)理批示辦理有關(guān)事宜。
3、閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
4、文件閱完后應(yīng)送交秘書，切忌橫傳。
5、行政秘書對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放或分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得秘書同意予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)周轉(zhuǎn)歸檔。
三、文件借閱和清退
第六條、各部門有關(guān)人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門主管簽寫便條，對(duì)有密級(jí)的文件須秘書同意后方可借閱。
第七條、借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾畫等。
第八條、各部門應(yīng)具體指定責(zé)任心強(qiáng)的主管負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
四、文件的立卷與歸檔
第九條、文件的歸檔范圍
凡下列文件統(tǒng)一由行政秘書歸檔：
1、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和經(jīng)營工作的各類計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等。
2、各種專業(yè)例會(huì)記錄。
3、企業(yè)召開重要會(huì)議所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報(bào)、會(huì)議記錄等。
4、有保存價(jià)值的客戶資料及處理結(jié)果。
5、企業(yè)日志和大事記。
第十條、立卷要求
1、文件的立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。
2、立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。
五、文件的銷毀
第十一條、對(duì)于多余、重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件，秘書應(yīng)定期清理造冊(cè)并按行政有關(guān)規(guī)定，辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù)。
六、附則
第十二條、本制度解釋權(quán)歸行政部。
第十三條、本制度自公布之日起執(zhí)行。
公司文件管理制度7
總則：為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)、銷毀等工作，維護(hù)檔案的完整和安全，特制定本制度。
適用范圍：適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。
一、文件的收集
公司需收集文件的范圍：凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價(jià)值的文件、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊(cè)、照片等都要齊全完整地收集，具體內(nèi)容包括：
1、上級(jí)機(jī)關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議的主要文件材料及上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的要求公司執(zhí)行的文件；（主要收集部門：行政部）
2、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時(shí)的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音、錄像等材料；（主要收集部門：行政部）
3、公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中與外單位的來往信件、合同、協(xié)議。（（主要收集部門：行政部）
4、會(huì)議文件，包括本公司重要會(huì)議形成的文件、紀(jì)要、決定等；（主要收集部門：行政部）
5、公司制訂的計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、預(yù)算、決算及工作總結(jié)；；（主要收集部門：行政部）
6、公司的請(qǐng)示與上級(jí)批復(fù)文件（主要收集部門：行政部）
7、公司各職能部門在工作中形成的'工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告；（主要收集部門：行政部）
8、公司的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)分析材料（包括計(jì)算機(jī)電子盤片等）、財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、帳簿、審計(jì)等文件材料；（主要收集部門：財(cái)務(wù)部）
9、公司內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)在工作中形成的重要文件材料；
10、公司領(lǐng)導(dǎo)在公務(wù)活動(dòng)中形成的重要信件、電話記錄；以及公司對(duì)外交流的文件、協(xié)議、報(bào)告等；（主要收集部門：行政部）
11、公司基本建設(shè)工程施工竣工、購置大中型設(shè)備的文件材料，公司直接管理的科研、建設(shè)項(xiàng)目的科技文件材料；（主要收集部門：財(cái)務(wù)部、行政部）
12、公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織機(jī)構(gòu)、人員編制等文件材料；（主要收集部門：行政部）
13、公司的歷史變革、大事記、年鑒、反映公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、聲像材料、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書、有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；（主要收集部門：行政部）
14、公司制定的章程、制度等文件材料；（主要收集部門：行政部）
15、公司干部任免（包括備案）、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定、聘任、員工名冊(cè)、報(bào)表以及職工的錄用轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、解雇（職）等工作及干部獎(jiǎng)懲等文件材料；（主要收集部門：行政部）
16、公司員工檔案轉(zhuǎn)移的介紹信及存根；（主要收集部門：人力資源及行政部）
17、公司財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊(cè)；（主要收集部門：財(cái)務(wù)部、行政部）
18、公司重大活動(dòng)中形成的請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、考察總結(jié)、重要簡報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、記錄聲像材料、有參考價(jià)值的資料、互贈(zèng)禮品清單、工作來往文件等；（主要收集部門：行政部）
20、公司營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件（主要收集部門：人力資源及行政部）
21、各項(xiàng)目完成后專業(yè)圖文的最終版本電子版，最終定稿版硫酸圖、總院圖審批復(fù)稿件。（主要收集部門：曬圖室）。
二、立卷歸檔
文件立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。
�。�1）各專業(yè)都要建立健全個(gè)專業(yè)的文件、圖書等材料，由各部專業(yè)集中統(tǒng)一保管。
（2）歸檔的文件材料必須按年度立卷，業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制文件材料的編號(hào)類別。
�。�3）文件承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。
（4）卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。
三、檔案保管
1、檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。
3、底圖入庫要認(rèn)真檢查，平放或卷放。
4、庫藏檔案要定期核對(duì)，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。
四、檔案借閱
1、借閱檔案必須當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并辦理借閱手續(xù)。借閱的案卷要注意愛護(hù)，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。
2、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場(chǎng)所，不得讓無關(guān)人員翻閱。
3、借閱時(shí)間最長不得超過一個(gè)月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續(xù)借手續(xù)。
4、歸還檔案時(shí)，由檔案管理人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并在借閱登記簿上及時(shí)注銷。
5、凡需借閱、抄錄絕密級(jí)重要數(shù)據(jù)資料，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則一律不準(zhǔn)借閱、抄錄、復(fù)印。
6、底圖一般不予外借。
五、檔案銷毀
經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
六、檔案保密
1、檔案工作人員要嚴(yán)守機(jī)密，檔案存放要單獨(dú)設(shè)鎖，無關(guān)人員不準(zhǔn)接觸。
2、不得傳播、議論有關(guān)機(jī)密問題。
3、檔案資料不準(zhǔn)帶到公共場(chǎng)所。
公司文件管理制度8
一、目的
為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，使之規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，對(duì)公司的文件的格式、編制、編號(hào)、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)作出明確規(guī)定，實(shí)現(xiàn)公司文件管理的規(guī)范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應(yīng)性。結(jié)合公司實(shí)際工作情況，特制定本制度。
二、適用范圍
適用于公司各類文件的起草、審查、審批、發(fā)布、執(zhí)行、修改、廢止和備案。
三、定義
1、文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執(zhí)行效力和規(guī)范體式的文書，是公司各項(xiàng)工作開展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)的重要依據(jù)和工具。
2、受控文件：需要對(duì)文件的分發(fā)、更改、回收進(jìn)行控制。隨時(shí)保持有效版本的文件。
3、非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標(biāo)識(shí)，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。
4、外來文件：指來源于公司之外的與公司各項(xiàng)工作開展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)有關(guān)的文件(法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范、客戶要求等)。
四、職責(zé)
1、公司人事行政部是公司文件管理的歸口部門，負(fù)責(zé)文件管理制度的制定、修訂的起草及制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負(fù)責(zé)在全公司范圍內(nèi)對(duì)制度執(zhí)行的指導(dǎo)及監(jiān)督。
2、各部門產(chǎn)生的內(nèi)部使用的文件由部門負(fù)責(zé)人或者指定人員負(fù)責(zé)文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。
3、文件編制、審批、發(fā)布的權(quán)責(zé)
�。�1）各部門負(fù)責(zé)制定部門職責(zé)范圍內(nèi)的制度文件。
�。�2）管理者代表負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門和人員負(fù)責(zé)組織制定公司體系文件、程序文件、管理文件。
�。�3）人事行政部為公司文件規(guī)范化統(tǒng)籌管理部門，負(fù)責(zé)公司文件立、改、廢的審核(核稿)、發(fā)布、匯總。
五、文件分級(jí)分類
文件分級(jí)
1、一級(jí)文件：公司戰(zhàn)略規(guī)劃具有長期指導(dǎo)性、規(guī)范組織行為的概述性文件或制度匯編類文件等的系統(tǒng)文件。包括但不限于公司員工手冊(cè)、經(jīng)營管理規(guī)范等。
2、二級(jí)文件：規(guī)范各專業(yè)職能管理、服務(wù)規(guī)范管理等方面的文件。
3、三級(jí)文件：各職能管理、服務(wù)規(guī)范等具體實(shí)施的作業(yè)指導(dǎo)流程及相關(guān)技術(shù)文件、操作規(guī)定、規(guī)范、項(xiàng)目管理文件、公文等，包括具體的作業(yè)方法和標(biāo)準(zhǔn)。
4、四級(jí)文件：表格、表單類文件，凡記錄作業(yè)結(jié)果所用的表格等。
六、文件編號(hào)、標(biāo)識(shí)與控制
（一）文件編號(hào)：[Microsof1]公司名稱+部門代號(hào)+文件名稱+文件順序號(hào)+時(shí)間
注：各部門代號(hào)
部門代碼部門代碼部門代碼部門代碼
�。ǘ┪募臉�(biāo)識(shí)與控制
1、文件分受控與非受控兩種,在管理體系運(yùn)行的有關(guān)場(chǎng)所應(yīng)用的文件及提供給審核機(jī)構(gòu)的文件為受控文件,以編號(hào)為受控標(biāo)識(shí);如因其他目的提供給客戶的文件為非受控文件，不作標(biāo)識(shí);
2、長期有效的文件予以編號(hào)和標(biāo)識(shí)，控制其發(fā)放，回收作廢失效版本;
3、一次性或短時(shí)間有效的文件過期自然失效，以其標(biāo)題、日期作為標(biāo)識(shí)，不必跟蹤回收其過期版本。
七、文件編制、審核、批準(zhǔn)和發(fā)布
�。ㄒ唬�、行政文件與管理性文件的編制與審批
(1)公司級(jí)行政性文件：公司組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、人事任免涉及公司經(jīng)營管理、技術(shù)、生產(chǎn)、薪資福利、獎(jiǎng)懲等重要決定的通知/通告，由人事行政部負(fù)責(zé)編制。
(2)公司級(jí)管理性文件：如人力資源管理制度、技術(shù)文件管理制度、財(cái)務(wù)管理制度，由各部門依本制度3條負(fù)責(zé)編制。
(3)各部門行政性文件：各部門因部門管理及工作開展所需求發(fā)布的通知/通告，由相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)編制。
(4)公司及各部門所有行政性文件審核由人事行政部填寫《公司內(nèi)部業(yè)務(wù)便簽》，部門負(fù)責(zé)人審核，常務(wù)副總批準(zhǔn)、審閱和簽發(fā)。
(5)公司及各部門所有管理性文件的審核由人事行政部填寫《文件審閱簽發(fā)單》，部門負(fù)責(zé)人審核，常務(wù)副總批準(zhǔn)、審閱和簽發(fā)。
�。ǘ�、文件歸檔、發(fā)放、保管
1、文件歸檔
(1)經(jīng)審批后的文件，人事行政部負(fù)責(zé)填寫“文件/記錄目錄”，并且將電子檔和紙張文件同時(shí)歸檔。
(2)各部門收到的文件由部門負(fù)責(zé)人或指定人員保管。各部門的“文件/記錄目錄”應(yīng)定期予以更新，并將復(fù)印件交人事行政部編制/更新公司《受控文件清單》。
2、文件發(fā)放
公司受控文件、記錄由人事行政部負(fù)責(zé)按以下范圍發(fā)放：
(1)管理手冊(cè)、程序文件和公司管理文件下發(fā)至各部門;
(2)作業(yè)文件、記錄下發(fā)至使用文件的相關(guān)部門;
(3)各個(gè)部門都要使用相應(yīng)文件、記錄的有效版本，人事行政部及時(shí)收回作廢文件;行政辦公室擬定《文件發(fā)放登記表》按上述規(guī)定范圍發(fā)放文件,并注明發(fā)放數(shù)量，填寫發(fā)放編號(hào)，并由領(lǐng)用者簽名。
(4)文件接收部門應(yīng)指定人員接收文件，收文者要在《文件發(fā)放登記表》中簽名。
3、文件保管與借閱
(1)文件保管：所有經(jīng)批準(zhǔn)發(fā)布的文件皆應(yīng)登記編目并歸檔保存于文件的歸口部門，文件持有者使用有效版本，并確保文件清晰易于識(shí)別。
a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。
b、技術(shù)文件正本按文件歸口存放于文件產(chǎn)生的技術(shù)部門。
c、外來文件正本依文件分類存放于檔案室及相應(yīng)的文件接收部門。
(2)各部門需要借閱文件時(shí)可向文件歸口部門辦理借閱手續(xù)，各部門文件管理人員應(yīng)建立“文件借閱登記表”，管理文件的借出和歸還。
(3)存放與硬盤和軟盤的文件應(yīng)有備份，并作出版本標(biāo)識(shí)，采用密碼進(jìn)行保護(hù)，限定查閱及使用范圍，由授權(quán)使用的人員進(jìn)行操作。
(4)文件的持有者若跨部門調(diào)動(dòng)或離職，應(yīng)辦理文件交接、歸還手續(xù)。
八、文件的更改與回收作廢
�。ㄒ唬�、文件更改
(1)當(dāng)文件不適應(yīng)需要更改時(shí)，由文件歸口部門提出，并實(shí)施具體更改工作，文件更改必須符合統(tǒng)一性、協(xié)調(diào)性，必要時(shí)相關(guān)的文件應(yīng)進(jìn)行同步更改。
(2)文件更改的起草、審核、批準(zhǔn)由原文件起草、審核、批準(zhǔn)部門/人員按負(fù)責(zé)填寫《文件更改/評(píng)審單》并實(shí)施更改。
(3)文件修改內(nèi)容較少時(shí)，可以采用劃改、換頁的方式進(jìn)行更改;單文件更改超過三次或更改較大或公司組織結(jié)構(gòu)、管理體系發(fā)生重大變化時(shí)應(yīng)進(jìn)行換版。
(4)公司文件更改狀態(tài)按版本號(hào)為A版(B、C、D等)/修改狀態(tài)為0(1、2、3、4等)依此編號(hào)。版本號(hào)與更改狀態(tài)之間的關(guān)系為：每版文件同一版本內(nèi)可以允許修改10次，即修改狀態(tài)號(hào)最高是10，當(dāng)超過10次時(shí)，文件換版，即由A版升為B版，以此類推。特殊情況下，換版不受此限制。
(5)文件更改內(nèi)容必須及時(shí)到達(dá)文件使用場(chǎng)所，對(duì)文件的.宣貫、實(shí)施情況有文件歸口部門進(jìn)行檢查，并確認(rèn)更改效果。
(6)公司鼓勵(lì)各部門及人員在使用文件時(shí)及時(shí)發(fā)現(xiàn)文件的問題，提出文件更改意見。
（二）、文件的作廢與銷毀
(1)各部門使用中的文件已被更改且有新版文件發(fā)布時(shí)，原文件應(yīng)作廢收回，作廢的原版文件由人事行政部按原發(fā)放數(shù)量回收，并登記標(biāo)明回收日期。
(2)文件作廢或換頁換版時(shí)，對(duì)已回收的作廢文件由行政辦公室及時(shí)銷毀，并記錄在《文件銷毀(留用)記錄表》中，若需保留作廢文件時(shí)要在文件上標(biāo)注“作廢”字樣。
(3)各類文件的保存期按《檔案管理制度》的規(guī)定執(zhí)行。
�。ㄈ�、外來文件管理
外來文件接收與歸口
(1)國家法律、法規(guī);國家、行業(yè)、地方標(biāo)準(zhǔn);上級(jí)主管部門下發(fā)的管理辦法、制度、規(guī)定等外來文件，由人事行政部統(tǒng)一收集管理，并建立《外來文件清單》。
(2)外來文件由接收部門或形成文件部門歸口管理。
(3)外來的一般性通知、公告等需執(zhí)行的文件由公司總經(jīng)理審批后，交由相關(guān)部門傳閱執(zhí)行，履行完畢后，由執(zhí)行部門記錄執(zhí)行情況，交檔案室備檔。
�。ㄋ模�、保密文件的管理
1、保密文件及保密信息在形成后、歸檔前以“誰形成誰負(fù)責(zé)”為原則進(jìn)行管理，秘密信息以載體形式歸檔后，交由檔案室負(fù)責(zé)管理。
2、保密文件的發(fā)放、傳閱、披露應(yīng)遵守以下原則：
（1）文件密級(jí)發(fā)放、傳閱范圍
�。�2）絕密公司核心領(lǐng)導(dǎo)、絕對(duì)信息形成部門的負(fù)責(zé)人及公司領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為需要讓其知悉的對(duì)象
（3）機(jī)密公司部門負(fù)責(zé)人以上人員，機(jī)密信息形成部門的相關(guān)人員及公司領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為需要讓其知悉的對(duì)象
�。�4）秘密公司部門主管級(jí)以上人員，秘密形成部門的相關(guān)人員及該部門認(rèn)為需要讓其知悉的對(duì)象
附件：
《公司內(nèi)部業(yè)務(wù)便簽》
《文件審閱簽發(fā)單》
《受控文件清單》
《文件發(fā)放登記表》
《文件更改/評(píng)審單》
《文件銷毀(留用)記錄表》
《外來文件清單》
公司內(nèi)部業(yè)務(wù)便簽
□通報(bào)□指示□通知□批復(fù)
□協(xié)調(diào)□請(qǐng)示□報(bào)告□接洽
給(TO)：日期(DATE)：年月日
由(FROM)：□請(qǐng)回復(fù)(REPLY)□請(qǐng)歸檔(FILE)
標(biāo)題(SUBJECT)：
內(nèi)容(MESSAGE)：見下文
(空兩格，正文宋體四號(hào)字，表格視情況酌定)
_____(部門)
_____年_____月_____日
起草人：各部門負(fù)責(zé)人審簽：
分管領(lǐng)導(dǎo)審簽：
總經(jīng)理審簽：
文件發(fā)放記錄表
編號(hào)：
序號(hào)文件名稱文件編號(hào)接收部門份數(shù)簽字發(fā)放/回收日期發(fā)放/回收部門
編制：年月日
文件更改/評(píng)審單
編號(hào)：
文件編號(hào)
文件名稱
更改原因：
更改內(nèi)容：
評(píng)審結(jié)論：
評(píng)審人員：
編制：年月日
文件銷毀(留用)記錄表
編號(hào)：
序號(hào)記錄名稱記錄編號(hào)發(fā)放
日期回收
日期數(shù)量原因
編制:年月日
外來文件清單
編號(hào)：
序號(hào)文件名稱備注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
編制：年月日
受控文件清單
編號(hào)：
序號(hào)文件名稱文件編號(hào)版/次備注
編制:年月日
文件審閱簽發(fā)單
編號(hào)：
擬文部門
擬稿
核稿
文件名稱
文件編號(hào)
文件內(nèi)容摘要
文件發(fā)放范圍
(擬文部門填寫)主送：董事長□總經(jīng)理□
抄送：行政人事部□財(cái)務(wù)部□營銷部□項(xiàng)目部□
擬文部門負(fù)責(zé)人意見：
擬發(fā)簽字：
法務(wù)部意見：
審簽：
分管副總意見：
審簽：
公司
總經(jīng)理意見：
審簽：
簽發(fā)
日期
公司文件管理制度9
1.目的
及時(shí)糾正在服務(wù)過程中產(chǎn)生的不合格,防止不合格服務(wù)的再發(fā)生,識(shí)別潛在的不合格原因,防止?jié)撛诓缓细穹⻊?wù)的產(chǎn)生,實(shí)現(xiàn)持續(xù)改進(jìn),為顧客提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
2.適用范圍
適用于公司所有糾正預(yù)防措施活動(dòng)的實(shí)施。
3.職責(zé)
3.1管理者代表負(fù)責(zé)監(jiān)督、協(xié)調(diào)改進(jìn)、糾正和預(yù)防措施的實(shí)施。
3.2質(zhì)主管負(fù)責(zé)在公司質(zhì)量體系(活動(dòng))出現(xiàn)或存在潛在的質(zhì)量問題時(shí)發(fā)出相應(yīng)的通知,并跟進(jìn)驗(yàn)證實(shí)施效果。
3.3部門相關(guān)主管負(fù)責(zé)落實(shí)糾正和預(yù)防措施的實(shí)施。
3.4產(chǎn)生不合格服務(wù)的部門主辦以上管理人員負(fù)責(zé)組織調(diào)查產(chǎn)生不合格的原因,制定糾正措施。
3.5公司所有員工都有提出和實(shí)施糾正預(yù)防措施的責(zé)任。
4.方法和過程控制
4.1糾正措施
4.1.1對(duì)公司所有活動(dòng)中存在的不合格進(jìn)行分析,確定不合格原因,采取糾正措施予以改善,消除不合格并防止其再次發(fā)生。
4.1.2對(duì)以下信息采用統(tǒng)計(jì)技術(shù)或試驗(yàn)的方法進(jìn)行識(shí)別,對(duì)不合格項(xiàng)進(jìn)行確定。
a.顧客的投訴(建議)
b.緊急事件及重大質(zhì)量事故
c.品質(zhì)主管對(duì)各部門日常工作的檢查和建議
d.對(duì)分承包服務(wù)的評(píng)估
e.顧客滿意度調(diào)查的輸出
f.內(nèi)、外審報(bào)告
g.管理評(píng)審的各項(xiàng)輸出
h.其他不符合公司質(zhì)量方針、目標(biāo)及質(zhì)量體系要求的情況
4.1.3對(duì)于情況f,審核小組按《內(nèi)部質(zhì)量審核程序》的要求執(zhí)行。
4.1.4對(duì)于情況d,品質(zhì)主管填寫《糾正和預(yù)防措施實(shí)施記錄表》,交責(zé)任部門通知分承包方,要求分承包方對(duì)原因進(jìn)行分析,提出糾正措施反饋;品質(zhì)主管對(duì)其措施審核后由責(zé)任部門跟進(jìn)落實(shí)情況,相關(guān)結(jié)果在《糾正和預(yù)防措施實(shí)施記錄表》上進(jìn)行記錄,并簽名確認(rèn),該表品質(zhì)主管和責(zé)任部門各存一份。
4.1.5對(duì)于情況g,由管理者代表負(fù)責(zé)監(jiān)督執(zhí)行。
4.1.6對(duì)于其他不合格,品質(zhì)主管填寫《糾正和預(yù)防措施實(shí)施記錄表》,對(duì)不合格事實(shí)進(jìn)行描述后發(fā)往責(zé)任部門,責(zé)任部門對(duì)不合格事實(shí)進(jìn)行確認(rèn)后填寫'原因分析'項(xiàng)目,制定糾正措施并實(shí)施,品質(zhì)主管負(fù)責(zé)對(duì)糾正措施進(jìn)行評(píng)估并跟蹤驗(yàn)證實(shí)施效果,表格品質(zhì)主管和責(zé)任部門各留存一份。
4.1.7對(duì)日常工作中出現(xiàn)的不合格,按《不合格服務(wù)處理程序》和《顧客投訴(建議)處理程序》進(jìn)行處理。
4.1.8因質(zhì)量體系或服務(wù)規(guī)范引起的不合格,由品質(zhì)主管組織相關(guān)人員進(jìn)行論證,提出修改意見,呈交總經(jīng)理或管理者代表審批后修改下發(fā),并保存與此有關(guān)的文件和記錄。
4.1.9因員工素質(zhì)引起的不合格,由人事行政主管會(huì)同責(zé)任部門主管采取人事調(diào)整、處罰或加強(qiáng)員工培訓(xùn)等措施,總經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督實(shí)施。
4.1.10因服務(wù)設(shè)備或設(shè)施引起的不合格,采取的糾正措施包括增加或更換設(shè)備設(shè)施、重新選擇分承包方、內(nèi)部調(diào)配及進(jìn)行合理技術(shù)改造等,由總經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督實(shí)施。
4.1.11對(duì)出現(xiàn)的嚴(yán)重或具有代表性的不合格,由品質(zhì)主管根據(jù)總經(jīng)理意見組織有關(guān)部門開展專題討論,對(duì)質(zhì)量問題進(jìn)行綜合分析,指定措施并組織實(shí)施,并總經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督。
4.2預(yù)防措施
4.2.1對(duì)公司所有活動(dòng)中潛在的不合格進(jìn)行識(shí)別,分析其原因并采取相應(yīng)預(yù)防措施,以防止不合格的.發(fā)生。
4.2.2對(duì)以下信息進(jìn)行分析,識(shí)別潛在不合格
a.日常工作中反映出來的問題
b.品質(zhì)主管對(duì)日常工作的檢查和有關(guān)建議
c.顧客滿意度調(diào)查結(jié)果
d.以往管理評(píng)審的情況
e.以往預(yù)防和糾正措施的實(shí)施情況
f.內(nèi)、外審結(jié)果
4.2.3各部門應(yīng)根據(jù)日常工作中反映出來的問題識(shí)別潛在不合格,并根據(jù)其影響制定預(yù)防措施。
4.2.4各部門未能識(shí)別的潛在不合格,根據(jù)潛在問題的影響程度,由品質(zhì)主管召集相關(guān)部門講明原因,制定預(yù)防措施,同時(shí)指定責(zé)任部門。品質(zhì)主管填寫《糾正和預(yù)防措施實(shí)施記錄表》的潛在不合格事實(shí)欄,責(zé)任部門分析原因后制定預(yù)防措施并付諸實(shí)施,品質(zhì)主管負(fù)責(zé)跟蹤并驗(yàn)證實(shí)施效果,同時(shí)對(duì)有效性進(jìn)行評(píng)審。在《糾正和預(yù)防措施實(shí)施記錄表》上簽字確認(rèn),表格品質(zhì)主管與責(zé)任部門各留存一份。
4.2.5品質(zhì)主管負(fù)責(zé)對(duì)各部門所采取的預(yù)防措施、實(shí)施過程和結(jié)果予以記錄,整理后提交管理評(píng)審。
4.3在改進(jìn)、糾正和預(yù)防措施的實(shí)施過程中,管理者代表負(fù)責(zé)配置必要的資源,協(xié)助分析原因和確定責(zé)任部門,并監(jiān)督措施實(shí)施過程。
4.4由改進(jìn)、糾正和預(yù)防措施引起的對(duì)體系文件的任何更改,按《質(zhì)量體系文件管理辦法》執(zhí)行。
5.質(zhì)量記錄和表格
jsnhwy8.0-04-f1《糾正和預(yù)防措施實(shí)施記錄表》
公司文件管理制度10
1.目的
防止在服務(wù)過程中因公用設(shè)施和服務(wù)過程無標(biāo)識(shí)或標(biāo)識(shí)不當(dāng)導(dǎo)致各類不合格的發(fā)生。
2.適用范圍
適用于公司各部門的日常工作。
3.職責(zé)
3.1總經(jīng)理或授權(quán)人負(fù)責(zé)公用設(shè)施、倉庫內(nèi)物資、重要、危險(xiǎn)部位及其他服務(wù)過程標(biāo)識(shí)的監(jiān)察。
3.2部門主管和崗位責(zé)任人負(fù)責(zé)標(biāo)識(shí)的安裝和檢查。
4.方法和過程控制
4.1公用設(shè)施的標(biāo)識(shí)
4.1.1機(jī)電設(shè)備按各設(shè)備名稱、設(shè)備責(zé)任人標(biāo)識(shí),標(biāo)識(shí)牌掛(貼)在設(shè)備顯眼部位。
4.1.2消防通道出入口、消防設(shè)施處設(shè)置相應(yīng)消防標(biāo)識(shí)。
4.1.3配電室、水泵房、泳池機(jī)房、監(jiān)控中心、倉庫、辦公室、公共衛(wèi)生間等部位在出入口上方或門上貼上有部門名稱的標(biāo)識(shí)。
4.1.4所有設(shè)備間出入門上應(yīng)有'機(jī)房重地,非請(qǐng)勿進(jìn)'的標(biāo)識(shí)。
4.1.5所有閥門上應(yīng)作上標(biāo)識(shí)以確認(rèn)閥門開閉狀態(tài)。
4.1.6倉庫內(nèi)的物資名稱和用途需掛貼于貨架或物資上,并在庫房門上貼'嚴(yán)禁煙火'的告示牌。
4.1.7樓層的標(biāo)識(shí)貼于本樓層的顯著位置。
4.1.8在進(jìn)天臺(tái)的通道上應(yīng)有'天臺(tái)重地,非請(qǐng)勿進(jìn)'的標(biāo)識(shí)。
4.1.9變壓器和高壓環(huán)網(wǎng)柜上掛'高壓危險(xiǎn),請(qǐng)勿靠近'告示牌。
4.1.10游泳池必須標(biāo)明水的深度。
4.1.11天臺(tái)顯眼部位應(yīng)掛貼'高空拋物,手下留人'等字樣的警示牌。
4.2服務(wù)過程的標(biāo)識(shí)
4.2.1高空作業(yè)時(shí),在危險(xiǎn)區(qū)域周邊用警戒帶圈出警戒區(qū)域,對(duì)區(qū)域內(nèi)的財(cái)產(chǎn)要做好防護(hù)措施,并放置有'危險(xiǎn)勿進(jìn)','高空作業(yè),注意安全'等字樣的告示牌。
4.2.2配電設(shè)備維修時(shí),必須在開關(guān)上掛'有人工作,禁止合閘'的告示牌。
4.2.3清洗辦公室及其他較光滑位置的.地面或天氣潮濕時(shí),應(yīng)在顯眼部位放置'小心地滑'的告示牌。
4.2.4在公共場(chǎng)所刷油漆時(shí),如果油漆未干而現(xiàn)場(chǎng)又無工作人員時(shí),應(yīng)在顯眼位置放置'油漆未干'告示牌。
4.2.5泳池、兒童娛樂設(shè)施、會(huì)所等設(shè)施暫停開放期間,在顯眼部位掛放'暫停使用'告示牌,清潔時(shí)掛放'清潔中'字樣的標(biāo)識(shí)。
4.2.6維修公共衛(wèi)生間設(shè)施時(shí),應(yīng)放置'維修中'或'停用'字樣的告示牌。
4.2.7樓內(nèi)保潔員在進(jìn)行樓梯道、樓層保潔工作時(shí),應(yīng)在單元防盜門或明顯位置懸掛'此區(qū)域在清潔中'字樣的標(biāo)識(shí)。
4.2.8對(duì)于其他有追溯性要求的服務(wù)過程(如一些清潔、保安、設(shè)備維護(hù)服務(wù))標(biāo)識(shí),應(yīng)通過制定明確的服務(wù)規(guī)范和做好質(zhì)量記錄予以實(shí)現(xiàn)。
4.3標(biāo)識(shí)的管理
4.3.1各部門自行制作的標(biāo)識(shí),必須嚴(yán)格參照公司ci手冊(cè)標(biāo)識(shí)所規(guī)范的樣式,所有ci手冊(cè)所規(guī)范的標(biāo)識(shí),部門必須嚴(yán)格執(zhí)行。
4.3.2各部門如需設(shè)置中英文對(duì)照標(biāo)識(shí),需將中文及譯文內(nèi)容報(bào)品質(zhì)主管審批。
4.3.3如發(fā)現(xiàn)標(biāo)識(shí)已經(jīng)被污染、涂抹、撕毀、破損或已失去標(biāo)識(shí)意義,應(yīng)及時(shí)更換、替補(bǔ)或撤消。
4.3.4當(dāng)設(shè)置標(biāo)識(shí)的位置需要更改或撤銷標(biāo)識(shí)時(shí),必須經(jīng)總經(jīng)理或授權(quán)品質(zhì)主管同意后方可執(zhí)行。
5.相關(guān)文件
《ci標(biāo)識(shí)手冊(cè)》
公司文件管理制度11
為了更進(jìn)一步規(guī)范公司的文件資料管理,完善公司文件資料的歸檔,實(shí)現(xiàn)公司全方位規(guī)范化管理的需要,特制定本制度。
一、文件、資料的來源和范圍
文件、資料的來源有兩種：接收和發(fā)放。
1、接受到文件時(shí)填寫《文件接收登記表》和《文件移交登記表》。
2、發(fā)放的文件填寫《文件發(fā)放登記表》和《文件移交登記表》。
文件、資料的來源范圍分為：公司內(nèi)部文件、總公司文件和外來文件。
二、公司文件、資料歸檔的范圍和歸檔分類
本公司文件、資料應(yīng)歸檔分類和歸檔范圍如下:
1、行政類:
本公司對(duì)內(nèi)和對(duì)外已行文的規(guī)章制度、規(guī)定、決定、決議、通知、通報(bào)、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、函件、會(huì)議紀(jì)要、公司各類證照。
2、經(jīng)營業(yè)務(wù)類:
公司規(guī)劃、年度計(jì)劃、經(jīng)營情況、委托書、協(xié)議書、合同、項(xiàng)目方案等。
3、人事類:
勞動(dòng)人事檔案、勞動(dòng)工資檔案等。
4、政府類：政府下發(fā)至公司的各類文件。
5、財(cái)務(wù)類:各種財(cái)務(wù)票證、票據(jù),財(cái)務(wù)審計(jì)檔案,會(huì)計(jì)檔案,統(tǒng)計(jì)資料等。
6、音像類: 公司具有保存價(jià)值的圖紙、軟件、照片、光碟、音像等。
三、公司文件、資料歸檔的編制及編號(hào)
公司文件、資料的歸檔編制和編號(hào)應(yīng)遵循和符合: 統(tǒng)一歸類、清晰明了、輕重有別、“一案一號(hào)”、便利查閱和保管的原則。遇有一案歸入多類者應(yīng)先確定其主要類別進(jìn)行編號(hào)。
1、本公司所有應(yīng)歸檔的文件、資料,一律為文件的來源、文件的范圍和部門頭一個(gè)字的漢語拼音首字母大寫合并來做編號(hào)之首。如：公司辦公室的編號(hào)首為FNB;總公司財(cái)務(wù)部發(fā)來的文件編號(hào)為SZC;燃?xì)鈪f(xié)會(huì)人事部發(fā)來文件為SWR。
2、公司文件、資料的歸檔分類按本制度第一條進(jìn)行分類,代碼為:
1行政類; 2經(jīng)營業(yè)務(wù)類; 3人事關(guān)類; 4政府類；5財(cái)務(wù)類; 6音像類。
3、公司文件、資料的歸檔編號(hào)按照入檔時(shí)間的先后,以年月日加十位進(jìn)行歸編。
4、公司文件、資料的歸檔,應(yīng)根據(jù)文檔性質(zhì)的重要性和閱讀級(jí)別區(qū)分文檔的重要性和受保密度。分為“一般級(jí)”“重要級(jí)”“機(jī)密級(jí)”。以“A”代表一般級(jí),“B”代表重要級(jí),“C”代表機(jī)密級(jí)�！癆”一般級(jí)文檔包含: 公開發(fā)布的公司經(jīng)營發(fā)展大綱、經(jīng)營戰(zhàn)略和經(jīng)營方針、各類通知和通告、任命、年度總結(jié)和領(lǐng)導(dǎo)講話、一般性會(huì)議紀(jì)錄等。“B”重要級(jí)文檔包含:公司重要會(huì)議紀(jì)要、重要經(jīng)營項(xiàng)目及決策、經(jīng)營合同、公司經(jīng)營情況、重要項(xiàng)目資料、項(xiàng)目合同協(xié)議等,人事檔案薪資性檔案、勞動(dòng)合同,技術(shù)資料,財(cái)務(wù)資料等。“C”機(jī)密級(jí)文檔: 內(nèi)控的公司經(jīng)營發(fā)展大綱、經(jīng)營戰(zhàn)略和經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項(xiàng)目及決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及其合同等。
5、綜上公司文件、資料歸檔的編制及編號(hào)為:文件的來源、文件的范圍和部門頭一個(gè)字的漢語拼音首字母大寫+類別+發(fā)布年月日+歸檔序號(hào)+（受密級(jí)）。
例如: 將總公司辦公室公開發(fā)布的`通知?dú)w檔為20xx年5月3日第一份檔案，其編號(hào)為: JZB12013050301(A)。
四、檔案的保管、調(diào)閱與歸還
1、巳歸檔的公司文件、資料,由辦公室統(tǒng)一編號(hào)后形成《文件檔案》,并根據(jù)文檔的重要性和相關(guān)性交相應(yīng)部門的專管員保管。
2、巳歸檔的公司文件、資料,由專管員負(fù)責(zé)填寫《文檔管理登記表》,并按指定專柜分類進(jìn)行存放和保管。并注意防霉、防濕、防火、防蟲蛀、防丟失。
3、公司檔案必須依照職務(wù)級(jí)別進(jìn)行調(diào)閱。調(diào)閱時(shí)須填寫《文檔調(diào)閱申請(qǐng)表》。一般級(jí)公司文檔,須填寫《文檔調(diào)閱申請(qǐng)表》方可調(diào)閱。重要級(jí)以上文檔,須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可調(diào)閱。機(jī)密級(jí)公司文檔, 須經(jīng)公司經(jīng)理批準(zhǔn)后方可調(diào)閱。
4、公司文件、資料檔案跨公司調(diào)閱, 須經(jīng)公司經(jīng)理批準(zhǔn)后方可調(diào)閱,并僅限于文檔的查閱，不得復(fù)制或帶走。
5、檔案歸還時(shí)間為《文檔調(diào)閱申請(qǐng)表》上填寫的時(shí)間內(nèi)，歸還時(shí)必須填寫《文檔歸還登記表》。
五、歸檔保存期限
1、永久保存: 本公司章程、公司各類證照、各級(jí)批文、印鑒、規(guī)章制度、不動(dòng)產(chǎn)所有憑證、債權(quán)債務(wù)憑證。公司規(guī)劃、年度計(jì)劃、年度經(jīng)營總結(jié)、技術(shù)資料、長期項(xiàng)目合同、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表、年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表。勞動(dòng)人事檔案及資料、其它核定須永久保存的文檔。
2、五年保存: 根據(jù)需要須保存的文檔。財(cái)務(wù)審計(jì)檔案,會(huì)計(jì)檔案,統(tǒng)計(jì)資料各種財(cái)務(wù)票證、票據(jù)等按國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
3、三年保存:期滿或巳解除的合同協(xié)議、完結(jié)后的項(xiàng)目方案、其它經(jīng)核定須三年保存的文檔。
4、一年保存:部門工作計(jì)劃及其工作總結(jié)、完結(jié)后的部門請(qǐng)示報(bào)告、經(jīng)核定己完結(jié)且無必要保存的文檔。
六、檔案的銷毀
1、原則上,應(yīng)每年定期將超過保存期且無保保存價(jià)值的文檔進(jìn)行清理并銷毀。
2、待銷毀的文檔由專管員填報(bào)《文檔銷毀申請(qǐng)表》,并經(jīng)相應(yīng)批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后,方可進(jìn)行銷毀。重要級(jí)以上文檔,須部門主管批準(zhǔn)后方可銷。機(jī)密級(jí)公司文檔, 須經(jīng)公司經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀。
3、銷毀文檔須由兩人以上共同完成,并填寫《文檔銷毀登記表》。
七、附表的管理
本制度暫定8個(gè)附表，附表的管理由檔案管理者兼管，分類管理每個(gè)附表，便于填寫和查閱。附表的編號(hào)為：啟用時(shí)的年月日+十位。
八、其它
本制度未提及部份或不夠完善的條款將在實(shí)踐中不斷完善,過去凡與本制度不符合的相關(guān)制度和辦法以本制度為準(zhǔn)。本公司涉及文檔管理的工作人員必須嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行。
本制度自簽發(fā)人簽字日起生效執(zhí)行。
另附：附表1《文件接收登記表》
附表2《文件移交登記表》
公司文件管理制度12
一、檔案歸檔制度
（一）文件材料的歸檔要求：
1.公司在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料均列入歸檔范圍。
2.公司各部門負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理，并定期交檔案室集中管理，任何人不得拒絕歸檔。
3歸檔文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、簽署完備。
4.歸檔文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史面貌。
5.歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律，保持同一案卷內(nèi)文件材料的有機(jī)聯(lián)系。
6.歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等各種載體形式。
7.歸檔的文件材料必須為正本，本企業(yè)編制的文件應(yīng)附發(fā)文底稿。
8.歸檔的具有永久、長期保存價(jià)值的電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。
9.非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。
10.外文(或少數(shù)民族文字)材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。
11.為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良，紙面清潔，書寫文件材料應(yīng)用碳素墨水或藍(lán)黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍(lán)墨水及復(fù)寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。
�。ǘw檔范圍及保管期限
(參照企業(yè)檔案歸檔范圍及保管期限表)
�。ㄈw檔時(shí)間：
1.管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發(fā)簿一同移交檔案室歸檔。
2.凡專項(xiàng)工程、專題項(xiàng)目、科研課題等由發(fā)生部門將文件材料整理后經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后向檔案室移交歸檔。周期長的可分階段、單項(xiàng)歸檔。
3.外購設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記，安裝調(diào)試后歸檔。
4.工程項(xiàng)目在竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)接收歸檔。
5.每年形成的會(huì)計(jì)檔案，由財(cái)務(wù)部及有關(guān)部門保存一年，在下一年的第一季度內(nèi)向檔案室移交歸檔。
6.電子文件邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。
7.榮譽(yù)檔案由行政部收集整理后于次年統(tǒng)一歸檔。
8.聲像檔案在每次活動(dòng)結(jié)束后整理歸檔。
9.相關(guān)會(huì)議(技術(shù)會(huì)議、專題會(huì)議、年度工作會(huì)議)，在會(huì)議結(jié)束后歸檔。
10.外出、出差考察材料由當(dāng)事人在回來后一個(gè)月內(nèi)整理歸檔。
11.變更、修改、補(bǔ)充的文件材料隨進(jìn)歸檔。
12.公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中的文件材料隨時(shí)歸檔。
13公司產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的文件材料隨時(shí)歸檔。
二、檔案查(借)閱制度
檔案借閱是檔案室的日常業(yè)務(wù)工作，是檔案更好地為生產(chǎn)提供利用服務(wù)的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：
1.凡本公司有關(guān)人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在檔案室閱檔室查閱。查閱內(nèi)容根據(jù)檔案密級(jí)程度，取得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字，同時(shí)做登記。
2.本公司有關(guān)人員如有實(shí)際情況必須借出者，須辦理相關(guān)手續(xù)，超過兩天以上歸還者，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字。但要如期歸還。
3.借閱檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)反映給主管領(lǐng)導(dǎo)。
4.外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內(nèi)容也須經(jīng)總理同意審核后方能帶出。
5.凡屬不成熟的現(xiàn)行技術(shù)資料及保密文件一律不外借。
三、檔案的保密制度
1.凡屬密級(jí)檔案，必須正確地標(biāo)明密級(jí)，并妥善存放。
2.非綜合檔案室人員不得隨便進(jìn)入檔案庫房，庫房門窗及箱柜應(yīng)隨關(guān)鎖。
3.全體職工對(duì)密級(jí)檔案、文件、資料均須嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)保密規(guī)定，不失密。否則應(yīng)追究責(zé)任。
4.凡查閱密級(jí)檔案，均須辦理審批和借閱手續(xù)，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復(fù)制，確屬需要者須辦理相關(guān)手續(xù)。
5.查閱人員對(duì)檔案內(nèi)容承擔(dān)保密義務(wù)，違反規(guī)定造成后果者必須追究責(zé)任。
6.檔案人員要忠于職守，認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)保密制度。
7.定期對(duì)保密檔案保管情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。
四、檔案庫房管理制度
一、檔案入庫檢查：
1檔案出入庫房要清點(diǎn)、登記。定期對(duì)庫藏檔案進(jìn)行清理、核對(duì)，做到賬、物相符。對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案，及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。
2.入庫底圖應(yīng)批邊分類裝袋，照片、磁帶等聲像檔案應(yīng)存放入專用檔案盒(袋)內(nèi)。
3.定期對(duì)檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查，做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。
二、檔案庫房管理：
1.檔案庫房未經(jīng)許可，外來人員不得擅自進(jìn)入。
2.檔案柜、卷排列科學(xué)、合理、整齊、美觀，便于調(diào)卷。
3.庫房門窗須安裝窗簾，庫房內(nèi)采用白熾燈且照度不超過100勒克期。
4.避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對(duì)檔案的危害。
5.庫房內(nèi)應(yīng)有空氣調(diào)節(jié)和溫濕度計(jì)等設(shè)施，及時(shí)做好溫濕度記錄，溫度應(yīng)控制在14度——24度，相對(duì)濕度控制在45——60%。
6.庫內(nèi)及庫外應(yīng)科學(xué)地安設(shè)溫濕度記錄儀表，庫房應(yīng)專門安裝空調(diào)設(shè)備。
7.庫房必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發(fā)生火災(zāi)的可能。
8.檔案庫房要做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。
9.對(duì)庫藏檔案應(yīng)經(jīng)常進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)報(bào)告并采取措施予以處理。
10.每年9月定期對(duì)庫藏檔案進(jìn)行一次抽樣檢查，掌握檔案管理情況，為科學(xué)管理積累資料。
五、檔案鑒定、銷毀制度
1.根據(jù)《檔案法》及《江蘇省檔案管理?xiàng)l例》中的相關(guān)規(guī)定，編制本企業(yè)的檔案保管期限表。其中會(huì)計(jì)檔案見會(huì)計(jì)檔案保存期限表。
2.保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長。
3.從檔案的`內(nèi)容、來源、時(shí)間、可靠程度、名稱等方面監(jiān)別檔案的價(jià)值。
4.檔案通過鑒定，要求保管期準(zhǔn)確，案卷質(zhì)量達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。如果鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確，不完整，應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)部門修改、補(bǔ)充。
5.銷毀檔案必須嚴(yán)格掌握，慎重從事。銷毀前要造具清冊(cè)、提出銷毀報(bào)告、會(huì)同總工辦核查、總經(jīng)理審批。銷毀檔時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，由鑒定小組指定人員會(huì)同保密、保衛(wèi)人員銷毀或監(jiān)銷，防止失密。
檔案銷毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊(cè)上簽字
六、檔案保管統(tǒng)計(jì)制度
1.檔案庫房須與辦公室、閱檔室分開，并有防火、防光、防潮、防蟲防塵、防霉、防盜和防高溫等“八防”設(shè)施，以確保檔案的安全與完整。
2.檔案庫房嚴(yán)禁堆放食品和易燃易爆物，嚴(yán)禁吸煙和使用明火。
3.建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷毀等統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳。
4.做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構(gòu)成情況的準(zhǔn)確、及時(shí)、科學(xué)的統(tǒng)計(jì)工作。
七、綜合檔案室主任職責(zé)
1.認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，深刻領(lǐng)會(huì)上級(jí)檔案部門關(guān)于檔案工作的方針、政策，不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平和管理水平。
2.、努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)，鉆研各類檔案理論基礎(chǔ)知識(shí)，充分掌握綜合檔案室?guī)齑鏅n案的各種情況，做到心中有數(shù)，操作自如。
3.檢查督促專、兼職檔案人員的檔案管理工作，對(duì)收集管理的文件材料和立卷歸檔的諸多環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)。
4.組織檔案網(wǎng)絡(luò)成員進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，交流檔案管理經(jīng)驗(yàn)與體會(huì)，開展檔案工作的檢查評(píng)比，不斷促進(jìn)檔案工作的健康發(fā)展。
5.定期向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)支持，做好檔案工作計(jì)劃的制訂和落實(shí)。
6.組織制定綜合檔案室檔案管理工作目標(biāo)和發(fā)展規(guī)劃。
7.負(fù)責(zé)綜合檔案與各部門分公司的工作協(xié)調(diào)。
八、檔案工作人員崗位職責(zé)
1.認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹執(zhí)行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅(jiān)持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門各項(xiàng)工作做好服務(wù)。
2.負(fù)責(zé)管理本部門的檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。
3.積極做好檔案的服務(wù)利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時(shí)準(zhǔn)確地提供利用。
4.做好檔案的“八防”工作，確保檔案的完整與安全。
5.嚴(yán)格遵守“保密制度”工作，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自擴(kuò)大檔案的借閱范圍，不得泄露檔案的保密內(nèi)容。
6.負(fù)責(zé)對(duì)本部門檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。
公司文件管理制度13
(一)總則
為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用,特制訂本制度。
(二)文件管理
內(nèi)容主要包括:上級(jí)函、電、來文,同級(jí)函、電、來文,本公司上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。按照分工的原則,全公司各類文件由辦公室歸口管理。
(三)收文的管理
1、公文的簽收凡來公司公啟文件(除公司領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由收發(fā)員登記簽收后分別交辦公室文書拆封。在簽收和拆封時(shí),收發(fā)員和辦公室文書要注意檢查封口和郵戳。對(duì)于口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因,對(duì)密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。對(duì)上級(jí)機(jī)要部門發(fā)來的文件,要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的“四對(duì)口”核定,如果其中一項(xiàng)不對(duì)口,應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門,并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。
2、公文的編號(hào)保管辦公室文書對(duì)上級(jí)來文拆封后應(yīng)及時(shí)附上“文件處理傳閱單”,并分類登記編號(hào)、保管。須由公司承辦或歸檔的`公司領(lǐng)導(dǎo)親啟文件,公司領(lǐng)導(dǎo)啟封后,也應(yīng)交辦公室辦理正常手續(xù)。本公司外出人員開會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交辦公室文書進(jìn)行登記編號(hào)保管,不得個(gè)人保存。
3、公文的閱批與分轉(zhuǎn)凡正式文件均需分別由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,由辦公室文書分送承辦部門閱辦,重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完,緊急文件要月即辦。
4、文件的傳閱與催辦傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍或公共場(chǎng)所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間,當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交回辦公室,閱批文件一般不得超過2天,閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”,辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。閱文時(shí)不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。文件閱完后,應(yīng)送交辦公室辦公室文書,切忌橫傳。辦公室辦公室文書對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任,承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。
(四)發(fā)文的管理
1、發(fā)文的范圍凡是以公司名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡報(bào),均屬發(fā)文范圍。
2、公司下發(fā)文件主要用于:公布公司規(guī)章制度;公布公司體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng);公布公司性的重大開發(fā)、項(xiàng)目、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定;發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào);其他有關(guān)公司的重大事項(xiàng)。
3、公司上行文、外發(fā)文主要用于:對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定;同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重大開發(fā)項(xiàng)目、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營管理等事宜。在公司日常項(xiàng)目開發(fā)和經(jīng)營管理中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng),應(yīng)按有關(guān)制度辦理,由主管業(yè)務(wù)部門書面或口頭通知執(zhí)行,一般不用公司文件發(fā)布。凡各業(yè)務(wù)部門如開專題會(huì)議所作的決定,一般都不應(yīng)發(fā)文,不備查考,可以簡寫名義用《工作簡訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要。各業(yè)務(wù)部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系,可用各簡寫的名義對(duì)外發(fā)函(應(yīng)各自編號(hào)備查),不用公司名義發(fā)文。
(五)文件的立卷與歸檔
1、凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔:
�、偕霞�(jí)機(jī)關(guān)來文,包括上級(jí)對(duì)公司報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù);
�、诠景l(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的種類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等;
�、劢�(jīng)理辦公室各種專業(yè)例會(huì)記錄;
�、芄疽患�(jí)組織召開的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報(bào)、會(huì)議記錄等;
�、萦斜４鎯r(jià)值的人民來信,來訪記錄及處理結(jié)果;
�、迏⒓由霞�(jí)召開的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本公司在會(huì)上匯報(bào)發(fā)言材料等;
�、呱霞�(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來公司檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄,以及公司向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料;
�、喾从彻旧a(chǎn)、經(jīng)營活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作等的音像攝制品;
�、峁救罩竞痛笫掠�;⑩公司向上級(jí)請(qǐng)求批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。
2、業(yè)務(wù)部門、各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料,由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。
3、立卷要求文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間順序,分門別類地進(jìn)行整理歸檔。立卷時(shí),要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料,要及時(shí)立卷歸檔。上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。
4、文件的銷毀對(duì)于多余、重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件,公司辦公室應(yīng)定期清理造冊(cè),并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定,辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù)。
公司文件管理制度14
一、文件材料歸檔
1、歸檔范圍
凡是公司及各分公司、小區(qū)經(jīng)營活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文件材料都應(yīng)定期歸檔保存在公司檔案室。
2、歸檔時(shí)間
對(duì)公司規(guī)定應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須由檔案形成部門按規(guī)定收集、整理后，定期移交給本單位檔案室及檔案工作人員進(jìn)行集中管理，任何部門或者個(gè)人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。
�。�1）文書文檔(包括統(tǒng)計(jì)檔案以及業(yè)務(wù)部門形成的檔案)。
�。�2）會(huì)計(jì)檔案先在財(cái)務(wù)部門保存一年后移交檔案室。
�。�3）設(shè)備檔案在設(shè)備安裝后一周內(nèi)歸檔。
�。�4）特種載體檔案，隨時(shí)歸檔。
（5）合同檔案在合同簽訂后逐步歸檔。
3、歸檔要求
�。�1）歸檔的文件材料必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
�。�2）歸檔的文件材料必須按其規(guī)律組成案卷。
（3）歸檔材料除外部原因外原則上采用A4紙型。
�。�4）歸檔時(shí)必須填寫移交目錄，辦理交接手續(xù)。
�。�5）歸檔的材料原則上應(yīng)裝訂成冊(cè)，確實(shí)不能裝訂成冊(cè)的，由經(jīng)辦人說明原因，由檔案員接受不成冊(cè)的資料后裝訂成冊(cè)。
二、檔案借閱
1、借閱檔案必須履行登記手續(xù)。檔案原則上只在檔案室查閱。非機(jī)密檔案，因特殊情況需借出者，要經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后并辦理借出手續(xù)，歸還時(shí)對(duì)所借檔案應(yīng)予以檢查核對(duì)，并注銷。
2、借閱檔案必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，機(jī)密以上檔案一律在檔案室查閱，不得借出。
3、外單位要查閱檔案，需經(jīng)本公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)書面同意批準(zhǔn)，方可借閱，借閱人要登記簽名。
4、借閱者要愛護(hù)檔案，不得拆卷、涂改、批注、損壞和遺失，如發(fā)現(xiàn)以上情況，視情節(jié)按《檔案法》規(guī)定處理。
5、借閱檔案要嚴(yán)守機(jī)密，不得轉(zhuǎn)借他人，不得向借閱范圍以外的人員泄露檔案內(nèi)容。
6、摘抄、復(fù)制檔案須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，摘抄的檔案內(nèi)容必須經(jīng)檔案人員核對(duì)，加蓋公章后始有效用。
7、對(duì)借出的檔案，管理人員應(yīng)及時(shí)催還。
三、檔案保密
1、認(rèn)真執(zhí)行公司的商業(yè)和技術(shù)保密制作，維護(hù)檔案的安全，做好公司的.保密的工作。
2、檔案工作人員和借閱檔案人員，嚴(yán)格遵守保密制度，不準(zhǔn)將檔案給無關(guān)人員翻閱，若有泄露，按保密規(guī)定處理。
3、檔案工作人員要忠于職守，遵守紀(jì)律。不得擅自涂改，拆頁和銷毀檔案，不得私自泄露檔案內(nèi)容。
4、檔案室應(yīng)根據(jù)《保密條例》規(guī)定的保密范圍，對(duì)全部檔案進(jìn)行密級(jí)劃分。
5、借閱有密級(jí)的檔案，必須按《檔案借閱制度》有關(guān)規(guī)定辦理。
6、管理人員如有變動(dòng)，必須辦理交接手續(xù)，移交時(shí)進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，以確保檔案的完整與安全。
公司文件管理制度15
一、目的
加強(qiáng)文件檔案管理，規(guī)范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運(yùn)行的.證據(jù)。
二、適用范圍
適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。
三、術(shù)語和定義
1、檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級(jí)部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、宣傳等活
動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、電腦
盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。
2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用等活動(dòng)。
四、職責(zé)
1、行政人事部：
1）負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)部門檔案管理；
2）建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；
3）收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管公司的檔案和其他資料；
4）負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；
5）提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；
6）負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識(shí)。
2、其他各部門相關(guān)人員：
1）負(fù)責(zé)在工作變動(dòng)時(shí)，做好或協(xié)助移交工作，并及時(shí)通知行政人事部；
2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件；
3）負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識(shí)、貯存、保管、利用、歸檔；
4）財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)按規(guī)定獨(dú)立建檔保管財(cái)務(wù)檔案資料；
3、各部門檔案主管人員
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