文秘的工作職責(zé)及分工

　　導(dǎo)語：秘書人員的職業(yè)定義是：從事辦公室程序性工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)以及日常事物，并為決策以及實施提高服務(wù)的人員。秘書人員具體有以下8大項工作。下面是文秘的工作職責(zé)及分工，歡迎參考！

　　一、 商務(wù)溝通

　�。ㄒ唬┙哟�工作

　　1. 全方面的收集類別資料，為來賓接待工資做好準(zhǔn)備。

　　2. 熟悉接待工作的內(nèi)容以及寫作接待方案的格式和寫法，制訂最佳的代表接待方案。

　　3. 做好迎接來賓的準(zhǔn)備和接站、接機(jī)等迎賓工作。

　　4. 了解來賓宴請工資的安排程序，做好宴請準(zhǔn)備，熱情周到的款待來賓。

　　5. 送別來賓的時候，應(yīng)該為來賓預(yù)定返程票，安排好返程交通工具。

　　(二) 溝通與協(xié)作工作

　　1. 運(yùn)用各種溝通方法和技巧，協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系，與領(lǐng)導(dǎo)、同事和客人有效溝通。

　　2. 組織和引導(dǎo)團(tuán)隊有效溝通，提高團(tuán)隊的工作效率。

　　3. 及時解決溝通的沖突，排除溝通中的障礙。

　�。ㄈ�）商務(wù)談判

　　1. 掌握各種信息的搜集方法和渠道，充分搜集商務(wù)談判信息，并參與制訂商務(wù)談判方案和組建商務(wù)談判小組。

　　2. 布置商務(wù)談判現(xiàn)場，營造融洽的商務(wù)談判氣氛。

　　3. 做好上午談判的輔助性工作，協(xié)助主談判人員處理談判中的問題。

　　二 會務(wù)管理

　　(一) 會議籌備

　　1. 科學(xué)準(zhǔn)確地擬定會議的議題、名稱、規(guī)格、和標(biāo)準(zhǔn)

　　2. 合理地擬定會議議程、日程和預(yù)算經(jīng)費。

　　3. 掌握選擇會議場所的程序，選擇并預(yù)定合適的會議場所。

　　4. 掌握會場座位的排列方法和會場布置方式，精心布置會議現(xiàn)場。

　　5. 及時通知與會人員，準(zhǔn)備會議文件和制作會議證件。

　　6. 安排電話會議和視頻會議，減少會議開支。

　　(二) 會議溝通與協(xié)調(diào)

　　1. 掌握多種會議簽到的方法，做好會議簽到和會議服務(wù)工作

　　2. 運(yùn)用高效的會議決策方式和達(dá)成會議決議的方法，促成會議決議的盡快形成。

　　3. 做好會議保衛(wèi)、保密工作。

　　4. 組織會議新聞報道，使會議達(dá)到理想的傳播效果。

　　5. 及時處理會議突發(fā)性事件，確保會議的順利進(jìn)行

　　（三）會議善后

　　1. 做好與會人員的返程安排

　　2. 檢查清理會場和整理會議文件。

　　3. 傳達(dá)會議決議，撰寫會議總結(jié)和結(jié)算會議經(jīng)費。

　　4. 評估會議效果

　　三 商務(wù)活動管理

　�。ㄒ唬� 商務(wù)活動

　　1. 安排會見、會談

　　2. 組織和協(xié)調(diào)大型商務(wù)活動以及安排與會人員參加文娛活動

　　2. 掌握組織信息發(fā)布會的程序，成功舉辦信息發(fā)布會。

　　4. 安排剪彩儀式、簽字儀式和慶典儀式。

　�。ǘ�）商務(wù)旅行

　　1. 協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制訂周密的出行計劃，為其準(zhǔn)備旅行時攜帶的物品

　　2. 做好票務(wù)預(yù)定、旅行住宿的安排和辦理出國商務(wù)旅行手續(xù)等事務(wù)。

　　3.為大型團(tuán)隊商務(wù)旅行擬定旅行計劃。

　　四 辦公室的管理

　�。ㄒ唬┺k公環(huán)境管理

　　1. 合理設(shè)置辦公室的布局

　　2. 布置和美化辦公室環(huán)境以及合理擺放辦公室設(shè)備。

　　3. 維護(hù)責(zé)任區(qū)整潔的工作環(huán)境

　　4. 應(yīng)對辦公中出現(xiàn)的緊急情況，做好辦公室的安全管理

　　（二）辦公資源管理

　　1. 采購、調(diào)配和利用各類辦公資源

　　2 做好辦公資源庫存的監(jiān)督管理工作

　　3 參與政府采購管理和招標(biāo)工作

　　（三）辦公效率管理

　　1. 制訂科學(xué)的辦公室工作計劃，并合理的安排辦公室工作任務(wù)。

　　2. 科學(xué)的為領(lǐng)導(dǎo)和自己編寫工作日志，提高工作效率，進(jìn)而推進(jìn)各項目標(biāo)的順利完成。

　　五、 信息與檔案管理

　�。ㄒ唬┬畔⒐芾�

　　1. 運(yùn)用各種信息搜集的渠道和方法，及時充分的手機(jī)領(lǐng)導(dǎo)所需要的各種信息。

　　2. 掌握各種信息整理和加工的方法，對所搜集到的原始信息進(jìn)行處理。

　　3. 運(yùn)用各種方式，把經(jīng)過整理加工過的信息提供給領(lǐng)導(dǎo)和其他人使用，做好信息的傳遞和利用工作。

　　4. 熟悉信息儲存程序，做好已用信息的保存工作

　　5. 熟悉 執(zhí)行反饋信息的5個步驟，組成反饋與再反饋鏈條，實現(xiàn)反饋信息的良性循環(huán)。

　　6. 掌握信息開發(fā)的途徑與方法，對信息進(jìn)行全面挖掘、綜合分析和概括提煉。

　�。ǘ�）檔案管理

　　1. 掌握檔案收集的途徑和方法，接收與征集應(yīng)立卷歸檔的文件材料

　　2. 熟悉檔案整理的程序，對需要進(jìn)一步條理化的檔案驚喜分類、組合和編目，使之系統(tǒng)化。

　　3. 了解影響檔案價值的因素，掌握各種檔案保持價值的鑒定方法，對檔案進(jìn)行科學(xué)的鑒定。

　　4. 掌握各種檔案的保管措施，維護(hù)檔案的完整與安全

　　5. 掌握常用檔案檢索工具的編制方法，編制多種類型的檔案檢索工具

　　6. 運(yùn)用各種檔案的利用方式和途徑，向檔案使用者的提供各種服務(wù)。

　　六．日常辦公事務(wù)處理

　�。ㄒ唬┪臅�處理

　　1. 熟悉處理手法文書的程序，做好收發(fā)文書的處理工作

　　2. 科學(xué)做好文書的清退和傳遞工作

　　3. 掌握文書立卷的步驟，提高文書立卷的質(zhì)量，進(jìn)而提高檔案的質(zhì)量

　　4. 掌握文書歸檔知道和文書歸檔步驟，做好文書歸檔工作

　　5. 掌握文書銷毀的范圍，掌握文書銷毀的程序和方法，對已無保存價值的文書進(jìn)行焚毀。

　　6. 掌握各種專用文書的管理步驟和方法，有效的管理各種專用文書

　　（二）其他事務(wù)

　　1. 運(yùn)用印章的使用和報告方法，加強(qiáng)對印章的管理。

　　2. 掌握接打電話的步驟和方法，妥善處理好電話事務(wù)。

　　3. 掌握零用的管理方法和報銷手續(xù)

　　4 了解值班工作的內(nèi)容，加強(qiáng)值班工作的標(biāo)準(zhǔn)化管理。

　　七．常用事務(wù)文書寫作

　　（一）行政事務(wù)文書寫作

　　掌握公告、通知、通報、請示、批復(fù)、命令、指示、計劃、決議、總結(jié)類文書、記錄、簡報類文書和規(guī)章制度類文書等行政事務(wù)文書的書寫格式與寫作要求。

　�。ǘ�）公關(guān)禮儀文書寫作

　　掌握各類演講稿、致辭、請柬、聘書、感謝信、賀信和信息傳播類文書等公關(guān)禮儀文書的書寫格式與寫作要求。

　�。ㄈ�）涉外經(jīng)濟(jì)類文書寫作

　　掌握經(jīng)濟(jì)于此報告、市場調(diào)查報告、業(yè)務(wù)合作意向書、產(chǎn)品說明書、廣告、可行性研究報告、經(jīng)濟(jì)合同和招投標(biāo)書的書寫格式與寫作要求

　　八 商務(wù)禮儀

　�。ㄒ唬﹤�人禮儀

　　掌握儀容儀表、交談禮儀、服飾禮儀等個人禮儀要求

　�。ǘ�）日常交際禮儀

　　掌握稱呼禮儀、致意禮儀、介紹禮儀、電話禮儀、辦公室禮儀和異常情況下的禮儀等日常交際禮儀要求。

　　（三）涉外商務(wù)禮儀

　　掌握拜訪禮儀、宴請禮儀、饋贈禮儀、公共場所禮儀、中國習(xí)俗禮儀和外國習(xí)俗禮儀等涉外商務(wù)禮儀要求。

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