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商務(wù)秘書資格考試技巧心得
商務(wù)洽談
商務(wù)洽談是一種有目的的人際交往活動(dòng)，利益雙方通過(guò)洽談就共同關(guān)心或感興趣的商業(yè)事務(wù)交換意見(jiàn)，達(dá)成共識(shí)或交易，或者聯(lián)絡(luò)感情增進(jìn)友誼。
一、洽談形式
商務(wù)洽談分為雙邊和多邊兩種，按照社交禮儀，這兩種洽談的位置安排有所不同。
雙邊洽談時(shí)賓主相對(duì)而坐，以正門為準(zhǔn)，主人方占背門一側(cè)，客人方占面門一側(cè);或以入門方向?yàn)闇?zhǔn)，主左客右各占一側(cè)，中間應(yīng)設(shè)長(zhǎng)桌分隔，正式洽談應(yīng)在桌上放置席位牌，涉外洽談增設(shè)小型國(guó)旗以示區(qū)別。秘書或隨行人員席位分設(shè)兩邊，秘書如做記錄或翻譯，可在上司后面設(shè)座或直接坐在上司右側(cè)席位。
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多邊洽談通常以圓形桌或直接以沙發(fā)圍成圓圈，按禮賓次序就座;如人數(shù)較少，也可依照會(huì)見(jiàn)方式安排。
無(wú)論雙邊還是多邊洽談，面對(duì)門口的座位均為“上座”，背朝門口的座位則為 “下座”。從心理感覺(jué)而言，上座具有一種現(xiàn)場(chǎng)的影響力和權(quán)力感，后者則只有從屬感，如果不是為了達(dá)到某種暗示或影響，應(yīng)該盡量避開(kāi)這個(gè)忌諱。
除了商務(wù)洽談之外，會(huì)見(jiàn)也是主客雙方之間彼此約定見(jiàn)面的禮節(jié)性談話儀式，以門為界，會(huì)見(jiàn)雙方左右分邊而坐，主賓坐在主人右側(cè)，其他客人按序在主賓右側(cè)就座，主方陪同按序在主人左側(cè)就座。秘書或翻譯一般坐在主賓與主人后面。
二、洽談準(zhǔn)備
在洽談之前，如能對(duì)對(duì)手有所了解，并就此有所準(zhǔn)備，那么在洽談之中，你就能夠揚(yáng)長(zhǎng)避短、避實(shí)就虛，取得更好的成績(jī)。
對(duì)洽談對(duì)手的了解應(yīng)集中在如下幾個(gè)方面：
在洽談對(duì)手中，誰(shuí)是真正的決策者或負(fù)責(zé)人;
洽談對(duì)手的個(gè)人資訊、談判風(fēng)格和談判經(jīng)歷;
洽談對(duì)手在政治、經(jīng)濟(jì)及人際關(guān)系方面的背景情況;
洽談對(duì)手的談判方案;
洽談對(duì)手的主要商務(wù)伙伴及他們彼此之間相互關(guān)系的演化，等等。
三、洽談程序
洽淡的過(guò)程有六個(gè)環(huán)節(jié)，一環(huán)扣一環(huán)，一氣呵成，即探詢、準(zhǔn)備、磋商、小結(jié)、再磋商、最終成功。每個(gè)環(huán)節(jié)都有具體的“起、承、轉(zhuǎn)、合”，都有一系列的臺(tái)前幕后的準(zhǔn)備，并需要你在談判過(guò)程中隨機(jī)應(yīng)變。
四、洽談座次
舉行雙邊洽淡時(shí)，應(yīng)使用長(zhǎng)桌或橢圓形桌子，賓主應(yīng)分坐于桌子兩側(cè)。
若桌子橫放，則面對(duì)正門的一方為上，應(yīng)屬于客方;背門一側(cè)為下，屬于主方。
在進(jìn)行洽談時(shí)，各方的主談人員應(yīng)在自己一方居中而坐。其余人員則應(yīng)遵循右高左低的原則，依照職位的高低自近而遠(yuǎn)地分別在主談人員的兩側(cè)就座。假如需要譯員，則應(yīng)安排其就座在僅次于主談人員的位置，即主談人員之右。
舉行多邊洽淡時(shí)，為了避免失禮，應(yīng)遵循國(guó)際慣例。一般以圓桌形式來(lái)舉行圓桌會(huì)議。這樣可淡化雙方的尊卑感。
具體就座時(shí)，有關(guān)各方的與會(huì)人員應(yīng)同時(shí)入場(chǎng)同時(shí)就座，這樣顯出雙方對(duì)對(duì)方的尊重和對(duì)洽談的重視，但出于禮節(jié)，主方人員也不應(yīng)在客方人員之前就座。
五、洽談原則
尊重對(duì)方，就是要求洽談?wù)咴谇⒄剷?huì)的整個(gè)進(jìn)程中，要排除一切干擾，始終如一地對(duì)自己的洽談對(duì)手講究禮貌，時(shí)時(shí)、處處、事事表現(xiàn)出對(duì)對(duì)方真誠(chéng)的敬意。
●依法辦事
在商務(wù)洽談中，利益是各方關(guān)注的核心。對(duì)任何一方來(lái)說(shuō)，大家講究的都是“趨利避害”。在不得已的情況下，則會(huì)“兩利相權(quán)取其重，兩害相權(quán)取其輕”。但無(wú)淪如何，也不能為了利益而觸犯法律，哪怕對(duì)方對(duì)此執(zhí)迷不悟，如果真的出現(xiàn)這種情況，唯一的對(duì)策就是放棄。
●平等協(xié)商
洽談各方在地位上應(yīng)平等一致、相互尊重。不允許仗勢(shì)壓人、以大欺小，洽談各方在洽淡中通過(guò)協(xié)商求得諒解，而不是通過(guò)強(qiáng)制或欺騙來(lái)達(dá)成一致。洽談就是互相講道理。
●適當(dāng)妥協(xié)
在任何一次商務(wù)洽談中，都沒(méi)有絕對(duì)的勝利者和絕對(duì)的失敗者。相反，有關(guān)各方通過(guò)洽談，多多少少總會(huì)獲得或維護(hù)自身的利益，也就是說(shuō)，大家在某種程度上通過(guò)彼此妥協(xié)互相讓步來(lái)達(dá)到雙方都可以接受的結(jié)果。
●互利互惠
在商務(wù)交往中，洽談一直被視為一種合作或?yàn)楹献鞫M(jìn)行的準(zhǔn)備。因此，商務(wù)洽談最圓滿的結(jié)局，應(yīng)當(dāng)是洽談的所有參與方都能各取所需各償所愿，同時(shí)也都照顧到其他各方的實(shí)際利益，是一種多贏的局面。
●就事論事
過(guò)程中的重要原則是就事論事，無(wú)論雙方為了維護(hù)各自的利益爭(zhēng)論多么激烈;不管討價(jià)還價(jià)是多么苛刻地斤斤計(jì)較，重要的是，對(duì)對(duì)方的態(tài)度仍然以禮相待，絕對(duì)不能話不投機(jī)，惡言相向，甚至報(bào)以老拳，進(jìn)行人身攻擊，“買賣不成情義在”，沒(méi)必要為了爭(zhēng)點(diǎn)蠅頭小利而失去了應(yīng)有的風(fēng)度。
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