檔案信息化管理淺析
隨著計算機技術、網(wǎng)絡技術的迅猛發(fā)展，辦公自動化、標準化、網(wǎng)絡化漸趨完善。信息化是當今世界經(jīng)濟和社會發(fā)展的趨勢，檔案信息化建設賦予新時期檔案工作嶄新的內(nèi)容，為檔案工作帶來了前所未有的發(fā)展機遇和挑戰(zhàn)。檔案信息系統(tǒng)是一項需運用各種學科知識、多專業(yè)配合、多部門協(xié)作、多環(huán)節(jié)配套的復雜系統(tǒng)工程，系統(tǒng)建設發(fā)展到目前階段，研究探討對系統(tǒng)的協(xié)調(diào)組織、加強管理和科學決策，是十分必要的。
1 檔案信息化建設的發(fā)展趨勢
隨著電子技術的發(fā)展，檔案信息管理電子化成為一個必然的選擇，辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生了很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實性、價值性，這樣用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息化建設是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。
2 檔案信息化建設存在的問題
2.1檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性 檔案部門使用的計算機型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。
2.2在我國至今還沒有建立一個達到數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡建設形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。
2.3標準化、規(guī)范化工作有待提高 檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規(guī)范化和標準化。
但是由于歷史原因，館(室)藏檔案業(yè)務基礎差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差;檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標準，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標準，這也制約了檔案信息工作的電子化。
2.4檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發(fā)展來考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規(guī)定已不能完全適應。
2.5檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高 從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進了現(xiàn)代化設備，仍不能充分發(fā)揮作用，更談不上檔案信息電子化了。
3 檔案信息化建設的措施
3.1做好歸檔電子文件的技術處理 檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。
3.2解決好電子文件的保存問題 電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護層內(nèi)，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水分及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件需要定期進行復制，以防止信息損失。
3.3實行檔案系統(tǒng)電子與紙質(zhì)文件的“雙套制”保存 所謂“雙套制”保存是指將具有相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件和電子文件一并保存。其歸檔時使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項中注明相應的電子文件的檔號及存地，以便利用時參照互補，把電子檔案和紙質(zhì)檔案做有機的對應，建立相互準確可靠的標識關系。“雙套制”的存在，是未來檔案館館藏結構的一大特點，意味著今后檔案館館藏中電子檔案與紙質(zhì)檔案將長期共存。
3.4提高檔案人員知識結構 檔案信息化建設是一項長期的、艱巨的戰(zhàn)略任務，要擔當起這一歷史責任，必須有較高的政治素質(zhì)、良好的職業(yè)道德和崇高的敬業(yè)精神。這一方面是由檔案工作的政治性、服務性決定的;另一方面，信息技術、網(wǎng)絡技術在檔案領域的應用，電子文件、電子檔案的安全問題對檔案管理人員提出了更高的要求。作為現(xiàn)代檔案工作者應當有豐富、廣博的知識，不僅熟悉檔案專業(yè)知識，還要努力掌握其他相關知識，尤其是要熟練掌握與檔案信息化建設相關的計算機技術、光盤技術、網(wǎng)絡技術、縮微攝影技術等，這樣才能適應新時期檔案工作的要求。
結束語
檔案信息化建設是檔案事業(yè)面對全球信息化浪潮的必然選擇。信息技術及信息產(chǎn)業(yè)的飛速發(fā)展為檔案信息化帶來難得的機會同時也提出了嚴峻挑戰(zhàn)。我們要把握機遇、開拓創(chuàng)新，緊跟時代的步伐，以積極的姿態(tài)、有效的措施高效開發(fā)利用檔案信息資源，為國家、社會作出重大貢獻。檔案信息化是現(xiàn)階段檔案管理工作發(fā)展的重要戰(zhàn)略階段，實現(xiàn)國家信息工程的重要步驟，其意義深遠而任重道遠。
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