在制造型企業(yè)中建立合理有效的MRO物料采購流程

�。壅撐年P(guān)鍵詞］制造企業(yè)　MRO　ABC管理法　采購流程

　�。壅撐恼� 要］本文首先運(yùn)用ABC管理法對(duì)MRO物料進(jìn)行細(xì)分，然后對(duì)各類MRO物料建立不同的采購流程，有效解決了制造型企業(yè)MRO物料采購中遇到的難題，降低了企業(yè)MRO物料的采購風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)也提高了采購效率。
　　
　　生產(chǎn)制造型企業(yè)的運(yùn)作模式簡(jiǎn)單概括來說就是購入各種物料，并且使用人工、設(shè)備等對(duì)購入的原料進(jìn)行加工，然后將產(chǎn)品進(jìn)行銷售以獲得贏利。制造型企業(yè)所需采購的物料大體分為兩種，一種是構(gòu)成產(chǎn)品所必需的物料，即生產(chǎn)性物料；另一種是支持生產(chǎn)運(yùn)作、保養(yǎng)、維修、運(yùn)營(yíng)需要的非生產(chǎn)性物料，即MRO物料。這兩種物料在供應(yīng)鏈方面的主要區(qū)別在于MRO物料種類比生產(chǎn)性物料更繁雜，而且物料的需求數(shù)量和需要時(shí)間具有不確定性。因此在進(jìn)行物料采購和管理時(shí)，不可能像對(duì)待生產(chǎn)性物料一樣為每一種MRO物料設(shè)立足夠的安全庫存。這就給物料采購和企業(yè)正常的生產(chǎn)運(yùn)作帶來了一定的困難。本文將針對(duì)MRO物料的不確定性，同時(shí)結(jié)合生產(chǎn)制造型企業(yè)的特點(diǎn)建立有效合理的MRO物料采購流程以降低企業(yè)的采購風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)提高采購效率。
　　通常來說，MRO物料大致可分為A、B、C、D四類，A類零件通常是指價(jià)值高且非常重要的設(shè)備備件，而且安全庫存量較少。這類零件庫存數(shù)的多少往往決定是否可以保障設(shè)備正常運(yùn)行，是MRO物料中的瓶頸物料。A類零件占庫存資金總額的70%，但庫存數(shù)量只占總數(shù)的10%左右，用增加訂貨次數(shù)來保證備件的使用。B類零件占庫存資金總額的20%左右，庫存數(shù)量占總數(shù)的30%左右，這類零件可以設(shè)立最大和最小庫存值，定期檢查按照最大庫存量補(bǔ)庫存的方式進(jìn)行采購。C類備件通常是指價(jià)值較低的易耗品，這類零件雖然占庫存總數(shù)的60%左右，但金額只占庫存資金總額的10%左右。由于這類備件交貨周期短且占用資金小，但零件品種和規(guī)格繁多、需求量大，對(duì)于這類零件可采取按需批量訂貨的方式，這樣既可以節(jié)省采購時(shí)間成本，批量采購的方式還可以取得優(yōu)惠價(jià)格。D類物料通常是指價(jià)格高昂的固定資產(chǎn)，如生產(chǎn)設(shè)備、模具等。這類物料不需要設(shè)立安全庫存，有需求后再安排采購。
　　對(duì)于不同種類的MRO物料，需要建立合理的并且有針對(duì)性的采購流程來保證物料的正常供應(yīng)。我們從以下幾方面來考慮。
　　(1)對(duì)于那些已經(jīng)設(shè)立安全庫存并且已經(jīng)具有采購信息的MRO物料應(yīng)由專門的計(jì)劃人員在MRP系統(tǒng)里做好需求計(jì)劃，采購人員按照需求計(jì)劃向指定供應(yīng)商下訂單，其中物料的價(jià)格是與供應(yīng)商協(xié)商后在某一個(gè)時(shí)段的協(xié)議價(jià)格，在每次采購時(shí)無須臨時(shí)詢價(jià)和談價(jià)。
　　(2)對(duì)于無采購信息的新物料，使用部門在系統(tǒng)中向采購部提出MRO物料采購需求，需求必須包括品名、型號(hào)、技術(shù)要求和需求時(shí)間等信息，采購部根據(jù)上述采購信息向供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)。新物料的詢價(jià)應(yīng)首先考慮現(xiàn)有合格供應(yīng)商，如現(xiàn)有的供應(yīng)商無法提供所需要的MRO物料，則需要開發(fā)新的供應(yīng)商，新供應(yīng)商的來源可以通過網(wǎng)絡(luò)、專業(yè)雜志期刊，或源自公司內(nèi)部技術(shù)部門的推薦，也可以是參加各種專業(yè)的展覽會(huì)獲得的供應(yīng)商信息。
　　相應(yīng)的MRO物料供應(yīng)商開發(fā)流程如下：
　　第一，首先由采購部、MRO物料使用部門和技術(shù)質(zhì)量等相關(guān)部門成立評(píng)估小組并制作新供應(yīng)商開發(fā)計(jì)劃，計(jì)劃包括開發(fā)零件的名稱，每個(gè)部門的職責(zé)，開發(fā)新供應(yīng)商每一個(gè)環(huán)節(jié)的完成時(shí)間節(jié)點(diǎn)等信息。
　　第二，制訂了供應(yīng)商開發(fā)計(jì)劃以后，采購部向供應(yīng)商索取營(yíng)業(yè)執(zhí)照，稅務(wù)登記證，組織機(jī)構(gòu)代碼證，質(zhì)量管理體系證書，代理證書等相關(guān)文件，并了解主要供應(yīng)商員工和技術(shù)參數(shù)，廠房面積，生產(chǎn)特點(diǎn)，主要生產(chǎn)和檢測(cè)設(shè)備，生產(chǎn)能力，主要客戶，主要產(chǎn)品和產(chǎn)品執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)信息，并對(duì)上述供應(yīng)商提供資料的真實(shí)性進(jìn)行核查。然后，將真實(shí)信息匯總?cè)?ldquo;供應(yīng)商基本調(diào)查表”歸檔。C類MRO物料因價(jià)值較低，其供應(yīng)商可直接列入潛在合格供應(yīng)商名單；A、B類產(chǎn)品則需組織技術(shù)開發(fā)部、質(zhì)量部等有資質(zhì)的人員成立評(píng)估小組，確定日期來進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)審核�，F(xiàn)場(chǎng)審核內(nèi)容包括質(zhì)量體系管理能力，實(shí)物質(zhì)量，財(cái)務(wù)狀況，新產(chǎn)品開發(fā)能力，工藝狀況，交付及售后服務(wù)能力等審核項(xiàng)目，審核由評(píng)估小組共同完成。
　　第三，審核完成后，評(píng)估小組形成審核報(bào)告交采購部。對(duì)于審核中的不合格項(xiàng)發(fā)放整改通知書，要求供應(yīng)商限期整改，整改合格的供應(yīng)商可以列入潛在供應(yīng)商名單，整改后仍不合格的供應(yīng)商則取消其資格。
　　第四，評(píng)審小組根據(jù)審核的結(jié)果選定試樣供應(yīng)商，并向供應(yīng)商索取樣品。對(duì)于那些價(jià)值較高的物料與供應(yīng)商簽訂產(chǎn)品試制協(xié)議或者保密協(xié)議，并安排打樣，進(jìn)行產(chǎn)品試樣和工藝符合性的確定，其后是小批量的生產(chǎn)試用。通過產(chǎn)品認(rèn)可的供應(yīng)商列入合格供應(yīng)商名單。
　　第五，采購部建立合格供應(yīng)商檔案，主要包括基本情況調(diào)查表、供應(yīng)商產(chǎn)品明細(xì)和價(jià)格、質(zhì)量協(xié)議、保密協(xié)議、供貨協(xié)議、價(jià)格協(xié)議、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、質(zhì)量管理體系證書、代理證書等信息。
　　在新供應(yīng)商開發(fā)完成以后，采購部門就可以根據(jù)一般的采購流程進(jìn)行物料的訂購了。通常來說，在現(xiàn)有合格供應(yīng)商不能滿足需求時(shí)應(yīng)選擇開發(fā)新供應(yīng)商。但是如果現(xiàn)有的合格供應(yīng)商發(fā)生質(zhì)量問題并且限期整改未通過，或者是現(xiàn)有合格供應(yīng)商無法滿足降價(jià)或者服務(wù)要求時(shí)同樣也需要開發(fā)新供應(yīng)商。
　　(3)除了以上介紹的兩種物料采購流程，在企業(yè)中還需要建立一個(gè)固定資產(chǎn)采購流程，即招標(biāo)采購流程。在招標(biāo)采購中固定資產(chǎn)管理部門需向高級(jí)管理層或者股東提交購買申請(qǐng)和預(yù)算，待高級(jí)管理層或者股東方批準(zhǔn)采購之后，采購部與資產(chǎn)管理部門準(zhǔn)備競(jìng)標(biāo)文件并向目標(biāo)供應(yīng)商發(fā)放，競(jìng)標(biāo)文件分為兩大部分——技術(shù)部分和商業(yè)部分。技術(shù)部分由固定資產(chǎn)管理部門提供，包括所購資產(chǎn)的技術(shù)要求、參數(shù)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等信息，商業(yè)部分由采購部提供，包括投標(biāo)規(guī)則、供貨條件、服務(wù)條款等。采購部門主要負(fù)責(zé)競(jìng)標(biāo)文件的跟蹤，協(xié)調(diào)供應(yīng)商和固定資產(chǎn)管理部門之間溝通，安排供應(yīng)商提問和解答。在收到供應(yīng)商的報(bào)價(jià)后，采購部門分析商業(yè)條款，固定資產(chǎn)管理部門則分析技術(shù)條款，在綜合考慮各種因素后選定供應(yīng)商。由于固定資產(chǎn)往往涉及較大的資金和風(fēng)險(xiǎn)，因此應(yīng)首選現(xiàn)有合格供應(yīng)商，若需要開發(fā)新供應(yīng)商則要嚴(yán)格按照新供應(yīng)商開發(fā)流程，并且在必要時(shí)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)審核，而且必須由專業(yè)的技術(shù)人員負(fù)責(zé)所有的技術(shù)資料編寫和技術(shù)條款分析。采購部門在簽訂合同后對(duì)交貨進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)控，保證所采購的高價(jià)值固定資產(chǎn)按照時(shí)間和質(zhì)量要求交貨。在付款方式上，對(duì)于固定資產(chǎn)的付款條件應(yīng)盡量爭(zhēng)取驗(yàn)收后付款或者用信用證付款方式以減少付款風(fēng)險(xiǎn)。
　　建立合理和有針對(duì)性的MRO物料采購流程對(duì)于生產(chǎn)制造型企業(yè)來說是至關(guān)重要的，不僅降低了采購成本，在規(guī)范流程和提高物料質(zhì)量、按時(shí)交付等方面也有著積極的作用。同時(shí)MRO物料采購作為企業(yè)正常運(yùn)作的重要供應(yīng)鏈環(huán)節(jié)，需要相關(guān)人員對(duì)供應(yīng)商質(zhì)量、價(jià)格和采購流程進(jìn)行定期維護(hù)以保證低成本和高質(zhì)量物料供應(yīng)。
　　
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