簡論信息化環(huán)境下科技檔案管理的內(nèi)在要求與發(fā)展

時(shí)間：2024-09-29 02:41:16 MBA論文我要投稿

　　摘要：介紹科技檔案管理的定義、特點(diǎn)和作用，分析管理中出現(xiàn)的理由，并提出一些相應(yīng)的解決措施。

　　關(guān)鍵詞：信息化環(huán)境科技檔案管理內(nèi)在要求發(fā)展

　　1 引言

　　進(jìn)入新世紀(jì)以來，計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)飛速發(fā)展，現(xiàn)代社會正逐步向信息化、數(shù)字化時(shí)代轉(zhuǎn)變�？萍紮n案在企業(yè)或公司中占據(jù)著相當(dāng)重要的地位，在經(jīng)濟(jì)技術(shù)的推動下，工作環(huán)境也變得日益復(fù)雜，檔案管理工作的作用逐漸突出，尤其是科技檔案管理。由于管理工作復(fù)雜，工作量多，加大了管理難度，在當(dāng)前信息化、數(shù)字化時(shí)代，必須引進(jìn)信息化管理，對其中出現(xiàn)的理由及時(shí)予以解決，從而為公司企業(yè)管理提供依據(jù)。

　　2 科技檔案和科技檔案管理

　　2.1 科技檔案

　　所謂科技檔案，即是指與生產(chǎn)技術(shù)等相關(guān)的各種形式的資料，一般分有基建檔案、農(nóng)工生產(chǎn)技術(shù)檔案、設(shè)備檔案及科研醫(yī)療檔案等�？萍紮n案有其特殊性，可表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：(1)和普通檔案相比，科技檔案專業(yè)性較強(qiáng)，主要體現(xiàn)在內(nèi)容性質(zhì)和形成領(lǐng)域等;(2)科技檔案種類繁雜，特點(diǎn)顯著，其多元性主要是因?yàn)樯a(chǎn)活動的專業(yè)性造成的;(3)科技檔案還具備成套性和實(shí)用性。在企業(yè)中，作為一種知識儲備，科技檔案能夠?yàn)槠髽I(yè)提供相關(guān)資料和情報(bào)，提升企業(yè)的生產(chǎn)力，進(jìn)而增加企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

　　2.2 科技檔案管理

　　科技檔案管理指的是利用一定的策略和模式對科技檔案進(jìn)行管理，以保證其安全性�？萍紮n案管理通常包括以下幾點(diǎn)：(1)收集。對科技生產(chǎn)中形成的資料進(jìn)行采集，將其集中在專業(yè)管理部門進(jìn)行管理，以便最終實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理;(2)整理。對采集到的檔案資料進(jìn)行處理，按內(nèi)容或形式特點(diǎn)將其分類，以便查閱;(3)鑒定。檔案資料多種多樣，層次有高有低，用途也不盡相同，應(yīng)對其進(jìn)行仔細(xì)鑒別，按照檔案質(zhì)量和保存價(jià)值劃分保管等級，沒有實(shí)際用處的，應(yīng)處以銷毀;(4)保管。主要是指借助一定的技術(shù)，運(yùn)用合理的手段和策略，保護(hù)檔案的安全和完整，盡量延長其使用壽命，保證其能夠正常發(fā)揮作用;(5)統(tǒng)計(jì)。通過一系列相關(guān)參數(shù)對科技檔案的數(shù)量等方面進(jìn)行分析統(tǒng)計(jì)，對其總的狀況能夠?qū)崟r(shí)了解，起到監(jiān)督的作用，同時(shí)也能夠?yàn)橄乱徊桨l(fā)展提供準(zhǔn)確的數(shù)字依據(jù);(6)提供利用。指發(fā)揮主觀能動性，創(chuàng)造一些科學(xué)合理的新策略，對科技檔案信息進(jìn)行深一步開發(fā)，以滿足工作需求。

　　在21世紀(jì)，現(xiàn)代信息技術(shù)迅速興起，并取得了很大成就，在科技檔案管理中，也開始引進(jìn)信息技術(shù)，依靠計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息化技術(shù)組成一個(gè)新的平臺，為科技生產(chǎn)活動提供相應(yīng)的技術(shù)條件，為組織管理工作提供信息依據(jù)，推動企業(yè)的綜合發(fā)展，從而提升企業(yè)的競爭力。

　　3 科技檔案管理存在的理由

　　科技檔案管理工作繁重，且需細(xì)心，受諸多因素影響，管理中常會出現(xiàn)各種理由。

　　3.1 管理模式落后

　　檔案管理有多種策略模式，雖然同是收集整理保管工作，但模式不同，取得的效果也各有所異。在當(dāng)前信息化時(shí)代，許多企業(yè)還在使用傳統(tǒng)的管理模式，對新技術(shù)有所忽視，雖然也能進(jìn)行管理，但效率不高，浪費(fèi)時(shí)間，還容易出現(xiàn)失誤。若采取信息化管理，能夠加快查閱速度，有利于提升工作效率。

　　3.2 服務(wù)手段滯后

　　計(jì)算機(jī)技術(shù)已遍布社會各個(gè)角落，還在繼續(xù)發(fā)展，功能也越來越齊全，有些檔案管理部門疏于更新，使用的計(jì)算機(jī)較老，只能做一些基礎(chǔ)的簡單處理，對于最新的計(jì)算機(jī)以及相關(guān)設(shè)備(如掃描儀等)則缺乏購置，不能及時(shí)進(jìn)行技術(shù)交流和信息分享，不利于其信息資源的開發(fā)利用。

　　3.3 服務(wù)方式較為被動

　　檔案管理部門是為企業(yè)提供一定的服務(wù)的，但方式過于被動，和外界交流不夠，服務(wù)對象和服務(wù)內(nèi)容以及方式范圍等都比較狹隘。

　　3.4 信息開發(fā)力度不夠

　　過于依賴檔案的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，而忽略了其實(shí)際作用，在查閱檔案時(shí)，往往只是記錄使用的目的，沒有更深的剖析，以致于良好的信息反饋機(jī)會錯(cuò)失。在引進(jìn)實(shí)例時(shí)，沒有將其進(jìn)行匯編并重返社會，以致于邊研工作跟不上，而信息是不斷變化的，邊研工作無法滿足要求，在信息資源開發(fā)這方面，尚有欠缺。在新的形勢下，檔案管理部門要想提升管理效率，必須綜合考慮，從思想、組織、管理、服務(wù)等多方面進(jìn)行管理。

　　3.5 管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高

　　在部分檔案管理部門，有些管理員是兼職，由于缺乏專業(yè)技術(shù)和專業(yè)知識，雖然很少犯大錯(cuò)誤，但對一些細(xì)節(jié)往往處理得不夠好。如圖書館檔案管理室，多是由學(xué)生兼職，在管理中，由于長期借閱，或受檔案室內(nèi)環(huán)境影響，檔案易出現(xiàn)損壞等現(xiàn)象，學(xué)生很少會因此而重視。另外，檔案管理人員對實(shí)際的生產(chǎn)情況并不了解，再加上態(tài)度不認(rèn)真，在進(jìn)行采集的過程中，可能會漏掉，以致于資料殘缺不建全。

　　4 針對科技檔案管理中出現(xiàn)理由的策略

　　4.1 轉(zhuǎn)變觀念

　　首先應(yīng)對科技檔案管理加以重視，尤其是領(lǐng)導(dǎo)階層，務(wù)必要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，將其納入企業(yè)檔案信息化建設(shè)的總體規(guī)劃范圍內(nèi)，實(shí)行崗位負(fù)責(zé)制，對員工進(jìn)行績效考核。檔案管理部門應(yīng)轉(zhuǎn)變思想，保證有組織、有計(jì)劃的管理，以免出現(xiàn)混亂。相關(guān)建設(shè)經(jīng)費(fèi)應(yīng)算入年度財(cái)務(wù)預(yù)算，并考慮增加檔案的保管數(shù)量，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)手段，加大成本投入，購置高性能的計(jì)算機(jī)，其他設(shè)備如掃描儀、服務(wù)器等設(shè)備也應(yīng)配置齊全。

　　4.2 創(chuàng)新組織機(jī)構(gòu)

　　檔案管理需有專門的檔案室和專業(yè)的檔案管理人員，同時(shí)建立一套完善的管理制度，并嚴(yán)格執(zhí)行。對于檔案管理人員，除了基本的專業(yè)知識考核，還應(yīng)培養(yǎng)其綜合能力，通過培訓(xùn)，保證每個(gè)管理人員都能夠?qū)τ?jì)算機(jī)有個(gè)深刻了解，并熟悉掌握實(shí)踐操作技能，并提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和道德素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)手工型向技術(shù)型的轉(zhuǎn)變，并進(jìn)一步發(fā)展。

　　4.3 轉(zhuǎn)變管理模式為保證檔案的完整性和便捷性，應(yīng)采取統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的管理體制。在本單位中，盡量實(shí)行宏觀領(lǐng)導(dǎo)，對所屬單位，主要起監(jiān)督、檢查作用，并予以一定的指導(dǎo)，防止出現(xiàn)檔案散化管理的情況。在管理機(jī)制方面，總經(jīng)理負(fù)責(zé)整個(gè)管理，總工程師分管，技術(shù)和檔案部門齊抓共管，實(shí)行責(zé)任承擔(dān)制，將責(zé)任真正落實(shí)。管理方式尤為重要，為充分發(fā)揮科技檔案的效用，應(yīng)實(shí)行科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，積極引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息化技術(shù)，加大信息化建設(shè)的力度，合理利用信息資源，從實(shí)體保管模式向數(shù)字化保管模式逐漸轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化管理。

　　4.4 轉(zhuǎn)變管理策略

　　合理的策略在檔案管理中起著異常關(guān)鍵的作用，在信息化科技檔案管理中，首先應(yīng)選擇適宜的檔案管理軟件，不管是系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、管理模塊，還是與辦公自動化系數(shù)數(shù)據(jù)接口，都要達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。注意數(shù)據(jù)信息在數(shù)據(jù)庫中的錄入，做好目錄檢索，方便以后的查詢維護(hù)工作，通過查找目錄及掃描等方式，實(shí)現(xiàn)科技檔案案卷、文件目錄檢索和全文查詢，逐步完成信息化建設(shè)。

　　4.5 轉(zhuǎn)變服務(wù)方式

　　手工式的管理方式顯得比較被動，為實(shí)現(xiàn)主動服務(wù)，需對服務(wù)方式進(jìn)行創(chuàng)新�；ヂ�(lián)網(wǎng)技術(shù)可以不受地域空間限制，同時(shí)開通在線服務(wù)，實(shí)現(xiàn)信息資源的高度共享，工作效率提升，使科技檔案的保密性得到良好的保障，并可以隨時(shí)進(jìn)行交流，從而推動企業(yè)提高競爭力，實(shí)現(xiàn)主動服務(wù)。

　　4.6 做好檔案保護(hù)工作

　　雖然信息化檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)檔案數(shù)字化，在線查閱，但有些檔案以紙張或其他實(shí)體形式保管為佳。而紙張一旦受潮或其他理由影響，再加上頻繁的借閱，容易出現(xiàn)破損，借閱者需小心謹(jǐn)慎，禁止亂涂亂畫。如有破損，管理人員應(yīng)盡量修復(fù)，并隨時(shí)保證檔案室的環(huán)境適合檔案資料的保管。

　　5 結(jié)束語

　　科技檔案對企業(yè)起著十分重要的作用，加強(qiáng)管理，可以進(jìn)一步挖掘檔案的價(jià)值，掌握其有用信息，并加以利用。隨著經(jīng)濟(jì)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理方式也應(yīng)改善，在信息化的大環(huán)境下，應(yīng)引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息化技術(shù)及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，逐漸實(shí)現(xiàn)信息化的科技檔案管理。

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