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數(shù)字化檔案管理信息安全的論文
［摘要］數(shù)字化檔案的信息安全，是檔案數(shù)字化建設中的重要方面，也是檔案管理人員的重要職責。就檔案信息數(shù)字化實施中存在的信息安全問題進行分析，提出了加強檔案信息數(shù)字化安全對策，以確保檔案信息數(shù)字化安全。
［關鍵詞］數(shù)字化；檔案管理；信息安全
一、檔案信息數(shù)字化的主要內容
檔案數(shù)字化主要包括檔案目錄信息的數(shù)字化，建立檔案目錄數(shù)據庫，以多種類型的檢索關鍵字為基礎以便于快速檢索；載體檔案的數(shù)字化，是檔案信息數(shù)字化的主體對象，如紙質檔案、檔案縮微品、照片檔案、錄音錄像檔案等利用計算機技術、掃描與信息處理技術、數(shù)據庫等新技術進行數(shù)字化，最后以數(shù)字化的形式存儲、與網絡化的形式互相聯(lián)結，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個具有有序結構的檔案信息庫，及時利用，實現(xiàn)資源共享。
二、檔案信息數(shù)字化存在的安全隱患
�。ㄒ唬┲贫冉ㄔO層面缺失。依據《中華人民共和國檔案法》和信息安全相關法律、法規(guī)規(guī)定，要求在開展檔案信息數(shù)字化建設時，必須制定相應健全的管理制度，以確保檔案信息數(shù)字化工作中的各個環(huán)節(jié)有據可依。但是在實際工作中，一些單位對制度建設不重視，使得在檔案信息數(shù)字化建設中，沒有建立相應的管理制度用于規(guī)范工作行為，使其在檔案數(shù)據采集與加工、檔案數(shù)據存儲及管理、檔案數(shù)據查詢利用過程中責任主體不明，無章可循。
�。ǘ┘夹g上的不安全因素。
1.使用國外技術和產品帶來的安全隱患。目前我國大多數(shù)的檔案信息系統(tǒng)所需要硬件、軟件均沒有實現(xiàn)國產化。我國數(shù)字化信息管理還處在較低的水平，這些國外的產品和技術特別是操作系統(tǒng)和應用系統(tǒng)都存在一定的安全風險和安全隱患。
2.計算機網絡的安全因素。要提高檔案管理和利用的便捷性，以計算機為終端，采用局域網和互聯(lián)網并用的方式是一個很好的解決方案。不同應用系統(tǒng)（管理系統(tǒng)和利用系統(tǒng)）之間的網絡系統(tǒng)處于相對隔離的狀態(tài)，而且設有必要的防護措施，但是這樣也無法完全保證檔案信息的絕對安全，檔案管理和利用便捷性和安全性的矛盾時刻存在。
3.安全漏洞帶來的安全隱患。俗話說：“道高一尺，魔高一丈”，計算機病毒、駭客攻擊是一個世界范圍內的信息安全難題，雖然近年來我國計算機安全技術領域有了長足進步，但它們或多或少在技術上還存在不完善的地方，在維護檔案信息安全上還存在著一些漏洞。
�。ㄈ┕芾砣藛T的因素。無論是檔案管理還是利用，實施這個過程的主體都是人，而人為的因素有很大的不確定性，這會影響到檔案數(shù)據的安全。例如，人為的操作失誤，導致數(shù)字化檔案誤刪、泄密；少部分人員職業(yè)操守欠缺，為私利對數(shù)據有意地篡改，將檔案信息管理的用戶與口令等信息向外部人員透露；管理人員責任心不強造成備份數(shù)據丟失、損毀等，這些都對檔案信息安全構成威脅。
三、檔案信息數(shù)字化安全的具體措施
�。ㄒ唬┲贫冉ㄔO層面完善。依據《中華人民共和國檔案法》和信息安全相關法律、法規(guī)規(guī)定，制定切實可行的信息安全管理標準。建立和完善電子檔案信息的采集錄入、信息處理、信息存儲、信息發(fā)布與利用等方面的安全管理規(guī)章制度和操作規(guī)程。在制度中，要根據工作人員不同的專業(yè)特長，進行合理的工作安排，要有明確分工、明確責任主體、權限分明，做到在檔案信息數(shù)字化過程中的各個環(huán)節(jié)都有人負責。發(fā)生泄密或其他事故時要有相應的倒查機制。明確電子文件的歸檔范圍，明確電子文件的管理人員；明確數(shù)字檔案信息記錄備份要求，對備份時間、格式、份數(shù)有明確記錄，備份要有專人管理；明確定期對檔案數(shù)據進行檢查的內容和時間標準，指定檢查的人員。
（二）提高技術層面安全防護能力。檔案信息數(shù)字化安全防護能力在技術層面上的提高是包括硬件設施、軟件設計、網絡防護、通信安全的一個綜合性課題。
�。�1）應提高我國具有自主知識產權硬件及軟件的使用率，在核心設備上可以用國產替代的，要堅決使用國產設備。
（2）應保障存儲設備的安全，建立符合標準的電子設備信息機房。
�。�3）對內部局域網和外部互聯(lián)網要進行物理隔離，防止外部網絡對內網的非法訪問。
�。�4）應長期跟蹤軟件的使用效果，發(fā)現(xiàn)并及時修補軟件的安全漏洞，并按要求配備經國家有關部門認證的防火墻和殺毒軟件。
�。�5）按照制定的備份機制與規(guī)范，及時做好數(shù)據的備份。
（6）建立嚴格的數(shù)字化檔案信息的安全防范機制，包括信息登錄訪問控制、用戶權限控制、信息分類與安全控制。
�。�7）在檔案信息傳輸使用進程中建立數(shù)字化檔案傳輸安全控制，包括網絡監(jiān)測和鎖定控制、網絡端口和節(jié)點的安全控制、信息加密控制等。
�。ㄈ┳⒅毓芾砣藛T培養(yǎng)。無論是制度建設還是技術手段最后都需要具體的人去操作。所以在管理人員的培養(yǎng)方面應注意：
�。�1）做好檔案管理人員專業(yè)技能培訓，提高其業(yè)務能力。
�。�2）加強職業(yè)道德培訓和相關法律法規(guī)的學習，使相應的人員具備較高的職業(yè)操守和較強的法紀意識。
�。�3）結合檔案數(shù)字化管理自身的特點，通過定期的培訓提高從業(yè)人員的信息化水平。數(shù)字化檔案信息的安全管理是一項系統(tǒng)工程，在檔案信息數(shù)字化實施過程及后期的管理、應用中，需要從制度、技術、人員三方面入手，以制度的建立健全為綱，以人員管理為主線，以軟硬件設施的不斷完善為基礎，確保檔案信息數(shù)字化應用的安全。
參考文獻：
項文新.檔案信息安全保障體系框架研究［J］.檔案學研究，2010（2）.
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