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細(xì)化和加強(qiáng)業(yè)務(wù)推廣費(fèi)的管理研究
推廣費(fèi)指產(chǎn)品和服務(wù)推廣宣傳而產(chǎn)生的費(fèi)用。把自己的產(chǎn)品、服務(wù)、技術(shù)、文化、事跡等等通過傳統(tǒng)的四大媒體(報(bào)刊、廣播、電視、網(wǎng)絡(luò))廣告讓更多的人和組織機(jī)構(gòu)等了解、接受，從而達(dá)到宣傳、普及的目的。下文對(duì)細(xì)化和加強(qiáng)業(yè)務(wù)推廣費(fèi)的管理進(jìn)行了研究。
摘 要：本文主要講述廣東南方電信規(guī)劃咨詢?cè)O(shè)計(jì)院有限公司惠州分公司針對(duì)當(dāng)前社會(huì)環(huán)境的影響和上級(jí)對(duì)業(yè)務(wù)推廣費(fèi)的管控要求，結(jié)合自身業(yè)務(wù)推廣費(fèi)開支和管理的實(shí)際情況，分析這類費(fèi)用管控存在的主要問題，提出一些相應(yīng)的改進(jìn)措施和實(shí)施方案以及這些措施和方案的創(chuàng)新新穎之處，并加大措施及方案的執(zhí)行力度來持續(xù)完善和改進(jìn)惠分這類費(fèi)用的內(nèi)控機(jī)制。指出重點(diǎn)解決了哪些問題，并對(duì)這項(xiàng)措施的實(shí)行所產(chǎn)生的效益效果進(jìn)行了分析，指出今后努力的方向。目標(biāo)是確保這類費(fèi)用可控可管，能順利完成總公司2014年下達(dá)的管控指標(biāo)。
關(guān)鍵詞 ：加強(qiáng) 業(yè)務(wù)推廣費(fèi) 管理
黨的“十八大”召開后，根據(jù)中央“八項(xiàng)規(guī)定”、“六項(xiàng)禁令”精神嚴(yán)格管控接待類及禮品類費(fèi)用。近幾年，廣東南方電信規(guī)劃咨詢?cè)O(shè)計(jì)院有限公司惠州分公司業(yè)務(wù)量逐年上升，已涉及10個(gè)地市、18個(gè)區(qū)域。由于公司持續(xù)發(fā)展、市場拓展、客戶維系、內(nèi)部管理等的需要，這類成本費(fèi)用呈逐年上升趨勢。此項(xiàng)成本費(fèi)用的增長也普遍高于總體成本費(fèi)用的增長速度。2014年省公司要求各專業(yè)公司業(yè)務(wù)招待費(fèi)要下降40%。從目前的經(jīng)營管理狀況看，盡管惠分一直以來對(duì)這項(xiàng)費(fèi)用也有采取相應(yīng)的管控措施，但針對(duì)目前嚴(yán)峻的形勢，成本下降壓力仍較大，施行成本管控進(jìn)一步精細(xì)化勢在必行。
一、業(yè)務(wù)推廣費(fèi)管理現(xiàn)狀
業(yè)務(wù)推廣費(fèi)是指與分公司生產(chǎn)經(jīng)營有關(guān)的業(yè)務(wù)招待、業(yè)務(wù)應(yīng)酬及業(yè)務(wù)禮品等費(fèi)用。財(cái)務(wù)核算口徑包含：業(yè)務(wù)招待費(fèi)、業(yè)務(wù)宣傳費(fèi)。
業(yè)務(wù)推廣費(fèi)的管理構(gòu)架及職責(zé)：
預(yù)算管理中心：負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)費(fèi)的歸集、核算、信息發(fā)布及預(yù)算指標(biāo)的分解、調(diào)整、控制。
市場經(jīng)營部：負(fù)責(zé)市場線條業(yè)務(wù)費(fèi)的預(yù)算編制、預(yù)算申請(qǐng)、預(yù)算控制、總體統(tǒng)籌。
生產(chǎn)部門：負(fù)責(zé)生產(chǎn)線條業(yè)務(wù)費(fèi)的預(yù)算編制、預(yù)算申請(qǐng)、預(yù)算控制、總體統(tǒng)籌及配合市場線條業(yè)務(wù)費(fèi)的預(yù)算執(zhí)行。
綜合部：負(fù)責(zé)綜合行政線條業(yè)務(wù)費(fèi)的預(yù)算編制、預(yù)算申請(qǐng)、預(yù)算控制、總體統(tǒng)籌。
其他職能部門：負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)費(fèi)的預(yù)算申請(qǐng)、預(yù)算控制。
二、問題呈現(xiàn)
(一)業(yè)務(wù)招待費(fèi)管控缺陷
1、開支只是隨既成習(xí)慣，缺乏一些指引性的或分類的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。
2、日常接待沒有簽訂、篩選一些協(xié)議餐館，少利用一些可降價(jià)空間。
3、有些內(nèi)部會(huì)議費(fèi)沒有提供會(huì)議資料，納入了業(yè)務(wù)招待費(fèi)開支。
4、缺乏一套內(nèi)部、外部招待工作的指引或手冊(cè)。(內(nèi)部資料：不公開、非正式文件)
5、沒有分解下達(dá)部門預(yù)算目標(biāo)，沒有針對(duì)性的管控考核機(jī)制。
(二)業(yè)務(wù)宣傳費(fèi)管控缺陷
1、物資采購管理辦法執(zhí)行不到位。特別是供應(yīng)商入圍缺乏正規(guī)的評(píng)審程序，供應(yīng)商評(píng)審、考核管理有待加強(qiáng)，采購評(píng)審小組相關(guān)工作有待完善，采購人員職責(zé)不清，詢價(jià)、核價(jià)、采購、倉管職責(zé)存在交叉，不相容職務(wù)未實(shí)行嚴(yán)格崗位分離。
2、存在同一機(jī)構(gòu)辦理采購業(yè)務(wù)全過程的缺陷。供應(yīng)商入圍、合同談判、采購、領(lǐng)用、保管出現(xiàn)集中在一個(gè)部門的現(xiàn)象，不符合《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》的相關(guān)規(guī)定。
3、單項(xiàng)采購金額1萬元以下，但出現(xiàn)同一時(shí)段多張發(fā)票連號(hào)的現(xiàn)象，原因可能是供應(yīng)商不愿簽合同、可能是為了減化手續(xù)分拆金額規(guī)避合同評(píng)審等等，存在審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。
4、業(yè)務(wù)推廣費(fèi)總數(shù)超出額度，而其中的業(yè)務(wù)宣傳費(fèi)用額度沒有用足。原因之一是結(jié)算發(fā)票未能達(dá)到列支業(yè)務(wù)宣傳費(fèi)條件。業(yè)務(wù)宣傳費(fèi)科目不能精準(zhǔn)反映公司實(shí)際業(yè)務(wù)宣傳支出。
5、沒有分解下達(dá)部門預(yù)算目標(biāo)，沒有針對(duì)性的管控考核機(jī)制。
三、管控思路
(一)業(yè)務(wù)招待費(fèi)管控思路
1、申請(qǐng)：嚴(yán)格把控事前申請(qǐng)流程。
2、標(biāo)準(zhǔn)：建立開支標(biāo)準(zhǔn)、接待手冊(cè)。
3、考核：下達(dá)各部門預(yù)算指標(biāo)并制定相應(yīng)的考核細(xì)則。
(二)業(yè)務(wù)宣傳費(fèi)管控思路
1、申請(qǐng)：嚴(yán)格把控事前申請(qǐng)流程。
2、采購：執(zhí)行采購環(huán)節(jié)相分離原則。
3、考核：下達(dá)各部門預(yù)算指標(biāo)并制定相應(yīng)的考核細(xì)則。
四、改進(jìn)措施
(一)業(yè)務(wù)招待費(fèi)改進(jìn)措施
1、實(shí)行事前申請(qǐng)
2014年起采用《業(yè)務(wù)餐費(fèi)申請(qǐng)確認(rèn)表》(分職能部門和生產(chǎn)部門)，嚴(yán)格事前申請(qǐng)。
2、明確接待內(nèi)容及相關(guān)原則。接待內(nèi)容包括：住宿，宴請(qǐng)，禮品。編制預(yù)算計(jì)劃應(yīng)本著“節(jié)儉、合理、必須”的預(yù)算原則，按照全年生產(chǎn)經(jīng)營情況，明確相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，并組織實(shí)施。宴請(qǐng)接待應(yīng)本著“經(jīng)濟(jì)、實(shí)惠、節(jié)約”的使用原則安排，并優(yōu)先安排在定點(diǎn)飯店接待，餐飲用酒原則上自帶。在業(yè)務(wù)接待中贈(zèng)送的禮品，應(yīng)當(dāng)符合相關(guān)法律法規(guī)要求，以宣傳企業(yè)、展示企業(yè)文化為主要內(nèi)容。不得贈(zèng)送現(xiàn)金、有價(jià)證券、支付憑證和商業(yè)預(yù)付卡，以及貴重金屬和其他貴重物品。業(yè)務(wù)接待不得安排接待對(duì)象到高檔的娛樂、休閑、健身、保健等經(jīng)營場所活動(dòng)。減少非必要用餐和非工作用餐，嚴(yán)格控制無客戶陪同勘察用餐，全員達(dá)成高度共識(shí)，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)負(fù)責(zé)把好關(guān)。
3、制定接待指引手冊(cè)
綜合部梳理出一批日常接待的餐館、酒店參照指引或手冊(cè)，以提供餐館、酒店的各類信息，包括地點(diǎn)、電話、聯(lián)系人、主要特色菜式、其他服務(wù)項(xiàng)目等，在這當(dāng)中，可以選擇一些簽為協(xié)議方(協(xié)議接待點(diǎn)須給予低于市場價(jià)的優(yōu)惠，同意按月度結(jié)算)，按不同來訪人員區(qū)分不同檔次。
對(duì)日常的餐費(fèi)也可以提前按照內(nèi)定的人均參照標(biāo)準(zhǔn)(可以進(jìn)行市場調(diào)研后討論確定出一個(gè)可行的人均標(biāo)準(zhǔn))訂制幾套套餐供選擇，適當(dāng)根據(jù)市場環(huán)境、物價(jià)影響等因素適時(shí)進(jìn)行調(diào)整。這樣可以將成本對(duì)比、成本管控、詢價(jià)工作前置、減少浪費(fèi)，由于簽訂協(xié)議也可以享受降點(diǎn)優(yōu)惠，可以節(jié)約每次點(diǎn)菜時(shí)間，可以簽單月結(jié)，延后付款。
對(duì)各外駐點(diǎn)、區(qū)域的日常接待、會(huì)議會(huì)審的餐館、酒店也統(tǒng)一梳理，提供一套指引手冊(cè)。對(duì)外駐點(diǎn)可以區(qū)分一類地區(qū)、二類地區(qū)、三類地區(qū)等來考慮訂制套餐的人均參照標(biāo)準(zhǔn)(可以進(jìn)行市場調(diào)研后討論確定出一個(gè)可行的人均標(biāo)準(zhǔn)，也可以適當(dāng)根據(jù)市場環(huán)境、物價(jià)影響等因素適時(shí)進(jìn)行調(diào)整)。
6、前置、細(xì)化業(yè)務(wù)接待工作準(zhǔn)備
制定惠分接待工作總體流程、各項(xiàng)工作分工明確(包括收集客人信息發(fā)送溫馨提示、預(yù)訂酒店、訂餐、布置接待場地、用車安排、迎接歡送規(guī)定、禮品發(fā)放、交流資料、發(fā)言稿準(zhǔn)備等)。
7、確定人均參照用餐標(biāo)準(zhǔn)
業(yè)務(wù)接待時(shí)，需按人數(shù)及人頭用餐標(biāo)準(zhǔn)點(diǎn)餐，原則上不得超人均參照標(biāo)準(zhǔn)用餐。超人均標(biāo)準(zhǔn)用餐時(shí)，需向相關(guān)主管申請(qǐng)，說明理由，超額幅度一般不得超過20%。會(huì)議會(huì)審不得以虛增加人數(shù)方式加大用餐額度。一經(jīng)查實(shí)，將追究部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員經(jīng)濟(jì)責(zé)任。
(二)業(yè)務(wù)宣傳費(fèi)改進(jìn)措施
1、嚴(yán)格事前申請(qǐng)流程
2014年起啟用《公司業(yè)務(wù)宣傳品申請(qǐng)確認(rèn)表》，嚴(yán)格執(zhí)行事前申請(qǐng)流程。市場部及其他部門臨時(shí)采購必須以《公司業(yè)務(wù)宣傳品申請(qǐng)確認(rèn)表》進(jìn)行采購前申請(qǐng)。綜合部的批量采購一般通過訂立合同并走OA流程進(jìn)行事前申請(qǐng)。
2、回歸采購職責(zé)
為減輕市場營銷人員(含生產(chǎn)部門、區(qū)域協(xié)助營銷人員)的工作壓力，減少多頭采購產(chǎn)生各項(xiàng)成本。同時(shí)，也為了規(guī)范采購管理，將市場營銷類采購職責(zé)按文件規(guī)定歸回采購部門綜合部。市場經(jīng)營部作為采購需求部門負(fù)責(zé)提出采購需求，協(xié)助采購部門做好詢價(jià)、資料收集等基礎(chǔ)工作。市場經(jīng)營部年底或年初統(tǒng)籌組織好市場營銷類采購所有供應(yīng)商的評(píng)審(至少三家供應(yīng)商)。評(píng)審會(huì)議形成采購評(píng)審意見，參加人員：綜合部經(jīng)理、市場經(jīng)營部經(jīng)理、預(yù)算管理中心經(jīng)理、相關(guān)部門工作人員及一名生產(chǎn)部門代表。并將初評(píng)意見提交公司決策委員會(huì)，公司決策委員會(huì)最終確定年度供應(yīng)商入圍名單。
3、理順采購流程
綜合部接到采購需求，由詢價(jià)員與入圍的供應(yīng)商進(jìn)行洽談、確定當(dāng)期采購價(jià)格，采購數(shù)量，負(fù)責(zé)走合同評(píng)審流程，簽訂合同。采購員按合同辦理采購、申請(qǐng)付款，并將采購的物資與倉管員辦理驗(yàn)收、交接。倉管員辦理入庫手續(xù)。入庫單隨報(bào)銷發(fā)票交預(yù)算管理中心一份。詢價(jià)員、采購員、倉管員三者必須分離，由不同的人擔(dān)任。
4、集中采購
對(duì)每年都有需求的市場營銷用品、應(yīng)當(dāng)多利用集中采購、批量采購，避免多頭采購或分散采購，以提高采購效率，降低采購成本。
5、完善庫存管理及賬務(wù)處理
倉管員按物品類別分別登記庫銷存賬。入庫時(shí)，倉管員接到采購員的入庫申請(qǐng)，與采購員共同檢查并清算入庫物品的類別，數(shù)量，同時(shí)倉管員登記庫銷存賬，采購員與倉管員簽名確認(rèn)。出庫時(shí)，倉管員接到領(lǐng)用人的領(lǐng)用申請(qǐng)(領(lǐng)用出庫單)，與領(lǐng)用人共同檢查并清算出庫物品的類別，數(shù)量，同時(shí)倉管員登記庫銷存賬，倉管員與領(lǐng)用人簽名確認(rèn)。對(duì)庫存物品執(zhí)行月度或季度盤查機(jī)制，由預(yù)算管理中心、綜合部相關(guān)人員、風(fēng)險(xiǎn)管理員組成盤查小組，定期對(duì)庫存領(lǐng)用、登記、保管等工作進(jìn)行內(nèi)部審查，并形成反饋制度，及時(shí)將整改意見、時(shí)間要求反饋責(zé)任部門。
倉管員按物品類別分別登記庫銷存賬，采購需求部門按需交倉管員領(lǐng)用出庫單，每次的領(lǐng)用出庫單一式三份，倉管員一份，領(lǐng)用人一份，財(cái)務(wù)一份。領(lǐng)用人按領(lǐng)用出庫單填寫報(bào)賬審批單，預(yù)算管理中心依據(jù)領(lǐng)用出庫單核銷原存貨或預(yù)付賬款，分期計(jì)入相應(yīng)成本，不再直接一次性計(jì)入成本，以便更真實(shí)反映成本客商、成本部門信息。
6、發(fā)票管理
加強(qiáng)采購發(fā)票的審核：對(duì)連號(hào)超過單項(xiàng)采購金額的，必須補(bǔ)相關(guān)合同評(píng)審手續(xù)。加強(qiáng)發(fā)票的規(guī)范管理，杜絕虛假的發(fā)票報(bào)賬，減少稅務(wù)和審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)，按規(guī)定加強(qiáng)5000元以上發(fā)票查詢。
(三)下達(dá)費(fèi)用指標(biāo)
綜合考慮影響費(fèi)用的各因素，根據(jù)業(yè)務(wù)量，歷史數(shù)據(jù)，屬地管理，區(qū)域數(shù)量、上級(jí)每年管控要求、當(dāng)?shù)仫L(fēng)俗和業(yè)主習(xí)慣、區(qū)域因素(廣東分一、二、三類地區(qū))等把指標(biāo)分解到責(zé)任部門。通過預(yù)算管理進(jìn)行實(shí)際與預(yù)算差異對(duì)比分析，及時(shí)反饋、調(diào)整，兌現(xiàn)考評(píng)獎(jiǎng)懲機(jī)制。
五、 創(chuàng)新及新穎之處
(一)全面管控
重點(diǎn)關(guān)注事前申請(qǐng)，事前申請(qǐng)是后續(xù)報(bào)賬最主要的依據(jù)之一，形成良好的事前申請(qǐng)習(xí)慣，對(duì)后續(xù)該費(fèi)用管理提供了基礎(chǔ)，同時(shí)對(duì)業(yè)務(wù)推廣費(fèi)形成事前——事中——事后整個(gè)過程進(jìn)行多方位的監(jiān)督控制，加強(qiáng)了內(nèi)部牽制機(jī)制的改進(jìn)，實(shí)現(xiàn)更有效的管理和控制。
(二)精細(xì)管理
開支標(biāo)準(zhǔn)、接待手冊(cè)、服務(wù)指南的建立、報(bào)帳要求的加強(qiáng)，有利于降低成本、提高效率和節(jié)省時(shí)間并進(jìn)一步規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)行精細(xì)化管理。
(三)預(yù)算考核
指標(biāo)下達(dá)到主要責(zé)任部門，各責(zé)任部門在預(yù)算指標(biāo)范圍內(nèi)控制使用。各責(zé)任部門在惠分業(yè)務(wù)費(fèi)管理細(xì)則的基礎(chǔ)上制定各自的業(yè)務(wù)費(fèi)管控細(xì)則，層層管控，年終對(duì)管控效果進(jìn)行考核和后評(píng)估。
六、解決問題及預(yù)期效果
(一)業(yè)務(wù)招待費(fèi)管控重點(diǎn)解決問題及預(yù)期效果
1、建立了開支標(biāo)準(zhǔn)和接待手冊(cè)，有了餐館、酒店的指引手冊(cè)，工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化提高，工作不依賴人，臨時(shí)接替招待工作人員的工作也節(jié)省了詢問接待信息的時(shí)間，解決了此類費(fèi)用經(jīng)辦人員盲目，無序的開支。
2、宣貫力度加大，全員節(jié)支增效的意識(shí)得到提高。員工能更加清楚地界定業(yè)務(wù)費(fèi)開支的范圍和額度的事前把控，非必要、非工作餐的餐費(fèi)開支將會(huì)減少。
3、將管控措施與國家財(cái)經(jīng)政策及相關(guān)規(guī)定緊密結(jié)合，降低這類費(fèi)用的審計(jì)和法律風(fēng)險(xiǎn)，更符合國家目前加強(qiáng)管控力度的形勢。
4、隨著這些標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行的既成習(xí)慣，對(duì)全年預(yù)算數(shù)據(jù)的測算也將更切實(shí)、更有把握。
5、隨著公司節(jié)支增效方案的推進(jìn)，2013年的業(yè)務(wù)招待費(fèi)得到明顯的控制，比上年同期下降了22%。2014年繼續(xù)完善并推行節(jié)支增效措施及內(nèi)審改進(jìn)措施，計(jì)劃 要比2013年下降37.13%，力爭完成下降40%的目標(biāo)。
(二)業(yè)務(wù)宣傳費(fèi)管控重點(diǎn)解決問題及預(yù)期效果
1、細(xì)化了供應(yīng)商評(píng)審工作，可以貨比三家，詢價(jià)、議價(jià)、優(yōu)惠條款等信息更加公開、透明。不相容職務(wù)如定價(jià)、采購、付款、保管、領(lǐng)用實(shí)行了崗位分離，采購相關(guān)部門、人員的職責(zé)更加清晰、分明，優(yōu)化了內(nèi)部采購流程，內(nèi)部牽制制度得到加強(qiáng)，降低了采購成本。
2、財(cái)務(wù)核算信息更加精細(xì)化，能按使用對(duì)象如實(shí)反映部門、區(qū)域的成本費(fèi)用。
3、隨著公司節(jié)支增效方案的推進(jìn)，2013年的業(yè)務(wù)宣傳費(fèi)下降近12.64%。
2014年繼續(xù)完善并推行節(jié)支增效措施及內(nèi)審改進(jìn)措施，合理開支該費(fèi)用，將年度開支控制在下達(dá)預(yù)算內(nèi)。
參考文獻(xiàn)
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